Skriv mails på dansk — når dansk ikke er dit modersmål

Skal du skrive en mail på dansk, mens du stadig lærer sproget? Her får du korte, færdige mails, forklaringer på almindelige mailord og hjælp til at svare med dine egne oplysninger.

En kort mail fra start til slut

Amir vil til et informationsmøde på sit sprogcenter. Han ved, at mødet starter kl. 16, men mangler sted og sluttid. Her er en mail, han kan sende. Navnene og situationerne i eksemplerne er opdigtede.

Mailen har to spørgsmål og en kort forklaring. Hvor spørger om stedet. Hvornår spørger om tidspunktet. Mette kan svare på begge dele:

Senest kl. 17 betyder, at mødet slutter kl. 17 eller før. Vedhæftet betyder her, at programmet er sendt som en fil sammen med mailen.

Hej, Kære og Venlig hilsen

Hej Mette er et godt udgangspunkt, når du skriver til en person, der hedder Mette. Kender du kun afdelingen, kan du skrive Hej kundeservice.

Kære bliver brugt forskelligt. Nogle oplever det som formelt, andre som personligt. Du kan følge den hilsen, I plejer at bruge. Dansk Sprognævn beskriver forskellene i sin undersøgelse af starthilsner.

Sæt hilsenen på sin egen linje uden komma. Start sætningen nedenunder med stort bogstav:

Det følger Sprognævnets svar om komma efter Hej og reglen om stort bogstav i begyndelsen af en tekst.

Slut med Venlig hilsen eller Med venlig hilsen, og skriv dit navn på næste linje. Begge dele kan bruges i en arbejdsmail. Forkortelserne vh. og mvh. betyder det samme som de lange former. Til en ny kontakt er den fulde hilsen et godt valg; se Sprognævnets råd om sluthilsner.

Du, I og jer: Hvem skriver du til?

• Til én person: Kan du sende programmet?
• Til flere personer: Kan I sende programmet?
• Om noget, der tilhører dem: Tak for jeres svar.

Skriv I med stort, når det betyder flere personer. Ordene du, dig, din, jer og jeres skrives med småt midt i en sætning. Det formelle De skrives med stort; det kan du møde i formel korrespondance. Se svaret om jer og jeres.

Sådan beder du om noget

Et spørgsmål er en enkel måde at bede om hjælp på. Du kan vælge en af disse sætninger:

• Kan du sende programmet? Du beder om at få programmet.
• Jeg vil gerne bede om en kopi. Du beder om en kopi af et dokument.
• Vil du forklare det sidste punkt? Du beder om en forklaring.
• Tak for hjælpen. Du takker personen.

Oversætter du fra engelsk, afhænger den danske formulering af, hvad du beder om. Please send the programme kan fx blive til Kan du sende programmet? Du kan også møde venligst i en anmodning, som beskrevet i Den Danske Ordbog.

Tre mails til hverdagen

1. Bed om en forklaring

Amir har fået en besked fra sin underviser. Han forstår ikke ordet individuelt.

Betyder det, at …? bruger du til at spørge, om du har forstået noget rigtigt. Her betyder individuelt, at hver person arbejder for sig selv.

2. Meld afbud til et møde

Amir kan ikke komme til en samtale på sprogcentret. Han foreslår en ny dag.

Melde afbud betyder at fortælle, at du ikke kommer. Efter kl. 14 betyder senere end kl. 14. Skriv fra kl. 14, hvis du også kan starte præcis kl. 14.

3. Bekræft den nye tid

Mette foreslår den 25. september kl. 14.30. Amir svarer:

Det passer mig betyder her, at tidspunktet er godt for dig. Jeg vender tilbage betyder noget andet: Du vil svare senere. Det kan fx bruges sådan: Jeg undersøger det og vender tilbage i morgen.

Små ord, der ændrer svaret

Disse sætninger ligner hinanden, men fortæller noget forskelligt:

• Jeg kan komme. Du har mulighed for at deltage.
• Jeg kan ikke komme. Du har ikke mulighed for at deltage.
• Jeg har sendt filen. Filen er sendt.
• Jeg sender filen i morgen. Du vil sende den næste dag.
• Jeg har ikke modtaget filen endnu. Du venter stadig på filen.

Har du skrevet Jeg kan ikke komme i morgen. Kan vi mødes fredag kl. 10?, skal svaret både fortælle om afbuddet og spørge om fredag. Det kan samles i en kort mail:

Få hjælp til din egen danske mail

Skriv først de oplysninger, du allerede har: Hvem skriver du til? Hvad vil du spørge om? Er der en dato eller et tidspunkt? Du kan starte med korte noter på dansk eller på dit eget sprog.

Det giver samme konkrete opgave som mailen øverst i guiden. Du kan også bede om en forklaring på dit eget sprog eller få mailen læst højt.

Skal du skrive længere arbejdsmails, finder du flere situationer i guiden til professionelle e-mails. Vil du læse forklaringerne på engelsk, kan du bruge den engelske mailguide.

Ofte stillede spørgsmål