Hold styr på gruppens opgaver i Google Sheets
Fordel arbejdet, find de nærmeste frister og se, hvad der mangler. Engelsk brugerflade med dansk forklaring.
Trin på skrift
En Google-konto og Google Sheets i browseren. Brug din egen kopi af øvelsesmaterialet.
Indsæt G07-start.tsv i A1 i et privat Google Sheets-ark. Brug dansk landestandard til datoerne. Filen indeholder kun tekst og værdier; rullemenuer, afkrydsninger og formatering oprettes i lektionen.
Tryk Ctrl+J, skriv D2:D7, og tryk Enter. Vælg Insert → Drop-down (Indsæt → Rullemenu). Kontrollér Færdig, I gang og Ikke startet. Klik Done (Udfør), og luk panelet.
Markér E2:E7 med Ctrl+J. Vælg Insert → Tick box (Indsæt → Afkrydsningsfelt). Status og aflevering er to forskellige oplysninger.
Markér hele A1:E7. Vælg Data → Create a filter (Data → Opret et filter). Sortér altid hele tabellen, så opgave, person og dato følges ad.
Åbn filteret ved Frist. Vælg Sort A to Z (Sortér A til Å). Den 5. november står først, med Lav spørgeskema og Sara på samme række.
Åbn filteret ved Status. Fjern Færdig, og klik OK. Der er fire synlige opgaver. Hullerne i rækkenumrene viser, at andre rækker er skjult.
Åbn Status igen. Klik Select all (Vælg alle), og klik OK. Alle seks opgaver kommer tilbage. En ændring af et almindeligt filter påvirker også andre, der arbejder i samme ark; aftal det med gruppen.
Åbn statusrullemenuen for Skriv indledning, og vælg Færdig. Kontrollér, at Jonas og den 9. november står på samme række.
Markér A2:E7. Vælg Format → Conditional formatting (Format → Betinget formatering). Åbn betingelseslisten, rul ned, og vælg Custom formula is (Tilpasset formel er).
Skriv =$E2. Kolonne E er fast, mens rækken følger med. Behold den grønne standardformatering, klik Done, og luk panelet. Reglen gælder kun dataområdet A2:E7.
Sæt kryds i Afleveret for Lav spørgeskema. Kun denne række bliver grøn. Afkrydsningen og statusteksten gør betydningen forståelig uden farven alene.
Læs videoteksten
Når I arbejder sammen om en opgave, hjælper én fælles liste jer med at se, hvem der gør hvad, og hvad der mangler. Vi bruger seks opdigtede opgaver med ansvarlig, frist, status og aflevering. Startarket kan hentes under videoen. Først gør vi status ensartet. Tryk Control og J for at gå til navnefeltet. Skriv D2 kolon D7, og tryk Enter. Nu er de seks statusfelter markeret. Åbn menuen Insert. Det er menuen til at indsætte. Vælg Drop-down for at oprette en rullemenu. De tre eksisterende statusværdier bliver til valgmuligheder. Kontrollér Færdig, I gang og Ikke startet. Klik Done. Luk sidepanelet. Rullemenuen hjælper jer med at bruge de samme ord, så listen senere kan filtreres. Markér E2 til E7 gennem navnefeltet med Control og J. Her skal I kunne markere, når arbejdet er afleveret. Åbn Insert igen. Vælg Tick box, altså et afkrydsningsfelt. En færdig opgave er ikke altid afleveret endnu, så vi holder de to oplysninger adskilt. Nu vil vi finde de nærmeste frister. Markér hele tabellen, A1 til E7, gennem navnefeltet. Hele rækker skal følges ad, så navn og opgave ikke bliver blandet sammen. Åbn Data. Vælg Create a filter. Der kommer en filterknap i hver overskrift. Klik på filterknappen ved Frist. Vælg Sort A to Z. De tidligste datoer kommer først. Spørgeskemaet med frist den femte november står nu øverst, stadig med Sara som ansvarlig. Klik på filterknappen ved Status. Nu vil vi kun se det arbejde, der mangler. Fjern markeringen ved Færdig. Klik OK. Fire opgaver er synlige. De to færdige opgaver er skjult, ikke slettet. Hullerne i rækkenumrene hjælper dig med at se det. Åbn statusfilteret igen, når du vil se hele listen. Klik Select all for at vælge alle tre statusværdier. Klik OK. Nu er alle seks opgaver tilbage. Klik på pilen i statusfeltet for Skriv indledning. Vælg Færdig. Det ændrer kun denne opgave. Jonas står stadig som ansvarlig, og fristen er uændret. Til sidst skal en afleveret opgave være let at få øje på. Markér A2 til E7 gennem navnefeltet. Overskriften skal ikke være med. Åbn menuen Format. Vælg Conditional formatting, som betyder betinget formatering. Åbn listen under Format cells if. Rul ned i listen til den sidste mulighed. Vælg Custom formula is, så du kan bruge din egen formel. Skriv lighedstegn, dollartegn E, to. Reglen kigger på afkrydsningsfeltet i kolonne E for hver række. Dollartegnet fastholder kolonnen, mens rækken følger med. Klik Done for at gemme reglen. Luk sidepanelet. Sæt kryds ved den afleverede spørgeskemaundersøgelse. Hele rækken bliver grøn. Teksten og afkrydsningen viser stadig status, så du ikke behøver stole på farven alene. Prøv selv at finde Saras opgaver med filteret i Ansvarlig. Fjern derefter filtervalget, så alle opgaver kommer tilbage. Opdatér en status og markér en aflevering. Kontrollér altid, at den rigtige opgave, person og dato følges ad.
Videoen er lavet af SkrivSikkert, som selv sælger et læse- og skriveværktøj. Google har ikke lavet, betalt for eller godkendt den. Google Sheets er et varemærke tilhørende Google LLC.
