Formelt og uformelt sprog

Formelt sprog er sagligt og tilpasset en officiel eller faglig situation. Uformelt sprog er mere personligt og samtalepræget. I mange arbejdsmails passer en venlig, direkte tone bedst.

Hvad er forskellen?

Formelt sprog lægger vægt på sagen, præcise oplysninger og en høflig afstand. Det kan være relevant i en ansøgning, en rapport eller den første henvendelse til en organisation. Læseren skal kunne forstå teksten uden at kende din hverdag eller dine interne forkortelser.

Uformelt sprog ligger tættere på en samtale. Her kan korte svar, hverdagssprog, humor og indforståede henvisninger passe til relationen. En besked til din faste kollega kan eksempelvis lyde: Tak, jeg kigger på udkastet efter frokost.

Venligt og professionelt sprog kombinerer en personlig henvendelse med et tydeligt ærinde: Kan du sende udkastet, så jeg kan gennemgå det før mødet?

Korte ord som bruge, sende og spørge fungerer også i formelle tekster. EU-Kommissionens danske vejledning Skriv klart anbefaler enkelt ordvalg og tydelige handlinger. Fagudtryk er nyttige, når de gør betydningen mere præcis for netop dine læsere.

Vælg tone efter situationen

• Første mail til en kunde: Præsenter dit ærinde og den oplysning eller handling, du ønsker. Skriv fx: Jeg skriver om tilbuddet på jeres hjemmeside. Kan I oplyse leveringstiden?
• Besked til en kollega: Brug jeres almindelige tone, men nævn den konkrete opgave: Har du tid til at læse afsnit 2 i dag?
• En uenighed: Beskriv det konkrete forhold og dit forslag. Jeg kan ikke godkende beløbet på fakturaen, fordi det afviger fra tilbuddet. Vil I sende en rettet faktura?
• Jobansøgning: Knyt din motivation og erfaring til arbejdet. En direkte åbning kan være: Jeg søger stillingen som projektkoordinator, fordi jeg gerne vil arbejde med planlægning og kundekontakt. Følg op med en relevant erfaring fra dit eget arbejde eller din uddannelse.
• Rapport eller opgave: Forklar, hvad du undersøger, hvordan du gør, og hvad resultatet bygger på. Brug fagets begreber og den dokumentation, læseren behøver.

En alvorlig besked kan godt være personlig. Sætninger som Jeg er ked af forsinkelsen og Jeg har brug for din hjælp til at finde fejlen gør ansvar og behov tydelige.

Skal du skrive Hej eller Kære?

Hej + navn er et brugbart udgangspunkt i mange mails, også til en person du endnu ikke kender. Kære + navn kan opleves både som høfligt og som personligt. Brug den form, der passer til relationen og den korrespondance, I allerede har.

Dansk Sprognævns undersøgelse af starthilsner, offentliggjort i 2020 på baggrund af svar fra 2018, viser netop forskellige opfattelser af kære. Den giver derfor ikke grundlag for en fast regel om, at hej er privat, og kære er professionelt.

Når starthilsnen står på sin egen linje, sætter du hverken komma mellem Hej og navnet eller komma/punktum efter navnet. Det fremgår af Sprognævnets svar om komma efter hej. Et udråbstegn er muligt, men er ikke nødvendigt.

Til en første henvendelse er Venlig hilsen eller Med venlig hilsen skrevet helt ud et enkelt valg. I en løbende, kort udveksling kan en forkortelse passe til jeres tone. Sprognævnets undersøgelse af sluthilsner viser, at folk vurderer forkortelser forskelligt, og anbefaler den fulde hilsen tidligt i en korrespondance.

Fra løs eller tung til klar

Her er seks forslag til mere direkte formuleringer. Hvert eksempel viser en talesprogspræget eller tung formulering og et enklere alternativ.

Hvis modtageren har brug for en dato eller en filreference, tilføjer du den konkrete oplysning. Vil du sende budgetarket inden mødet kl. 14? er mere anvendeligt end Fremsend venligst materialet snarest muligt, når det netop er budgetarket og mødet kl. 14, sagen handler om.

Samme mail i to toner

I dette fiktive eksempel vil Maja spørge Anders, om mødet fredag stadig passer. Hun kan mødes efter kl. 13 og har brug for det endelige tidspunkt.

Til en kollega, hun kender godt

Til en ny samarbejdspartner

Den anden version har en emnelinje, lidt mere sammenhæng og en fuld sluthilsen. Begge versioner spørger til mødet og beder om et tidspunkt. Maja har i begge tilfælde kun oplyst, at hun kan efter kl. 13.

Du finder flere færdige situationer i guiden til professionelle mails på dansk.

Aktiv, passiv og akademisk sprog

I aktiv form viser du direkte, hvem der handler: Jeg gennemgår besvarelserne. I passiv kan handlingen stå i centrum: Besvarelserne gennemgås. Aktiv form er ofte nyttig i en mail, hvor modtageren skal vide, hvem der tager næste skridt.

Akademisk sprog kræver præcise begreber, argumentation og kildehenvisninger. Det kræver ikke i sig selv, at alle sætninger er upersonlige. Aarhus Universitets Studypedia anbefaler aktiv form, når du beskriver dine egne faglige handlinger, samtidig med at du følger fagets normer.

Passiv kan være nyttig, når fremgangsmåden er vigtigere end personen: Prøverne opbevares ved 5 °C. Valget handler om, hvad læseren skal have fokus på. Se også vores guide til akademisk dansk.

Få hjælp til at omskrive tonen

Giv et skriveværktøj både modtager, formål og den tekst, du vil ændre. Du kan eksempelvis bruge denne instruktion til mødebeskeden ovenfor:

Den færdige mail til Anders ovenfor viser, hvordan sådan en omskrivning kan se ud. Læs den højt eller få den læst op for at høre, om tonen passer til dig. Brug derefter vores trin til korrekturlæsning til den sidste gennemgang.

Prøv tre små omskrivninger

1. Gør Jeg vil hermed anmode om fremsendelse af dagsordenen kortere.
2. Du spørger Anders om jeres møde fredag. Omskriv Hey, passer fredag stadig? til en venlig mailåbning.
3. Gør Der foretages en gennemgang af tallene af økonomiteamet aktiv.

Ofte stillede spørgsmål