Klagebrev: skabelon og færdige eksempler

Skriv, hvad der er galt, hvad du har købt eller aftalt, og hvilken løsning du ønsker. Her får du en klagebrevsskabelon til virksomheder samt færdige eksempler på en reklamation, en forkert regning og en opfølgning.

Start hos den virksomhed, du har handlet med

Du kan klage skriftligt, så snart du opdager problemet. Du behøver ikke først have ringet. En mail gør det lettere at dokumentere, hvad du har klaget over, og hvornår. Ved en fejl på en købt vare skal du kontakte forhandleren først, også hvis varen er fremstillet af en anden virksomhed. Det fremgår af Forbrug.dk's vejledning før en klage.

Gælder det en offentlig afgørelse, viser guiden til at klage over kommunens afgørelse den relevante fremgangsmåde. Skal du sende oplysninger eller svare på en partshøring, kan du bruge skabelonerne til svar til kommunen.

Skabelon: Klagebrev til en virksomhed

Skift felterne i kantede parenteser ud. Brug ordrenummer, kundenummer eller fakturanummer, alt efter hvad sagen handler om. I en mail kan virksomheden svare på din afsenderadresse; tilføj telefonnummer eller leveringsadresse, når det er relevant for løsningen.

Har du allerede talt med kundeservice, kan du tilføje: “Jeg ringede den [dato], hvor vi talte om [det konkrete punkt].” Skeln mellem noget, I har aftalt, og noget, du har bedt om. Datoen for det svar, du ønsker, er dit forslag; den er ikke i sig selv en lovbestemt frist.

Eksempel 1: Reklamation over en defekt vare

Fiktivt eksempel: Maja bestiller en vaskemaskine den 1. september 2026 til 4.999 kr. Den bliver leveret den 3. september. Ved første vask stopper den med fejlkode E4. Hun skriver til forhandleren samme dag og beder om en reparation.

Maja har samlet køb, fejl og bilag i samme besked. Hun beder om en plan inden den 10. september, så hun kan få aftalt undersøgelsen og reparationen med forhandleren.

Hvilken løsning kan du bede om?

Ved en mangel på en vare, som sælgeren er ansvarlig for, er reparation eller en ny tilsvarende vare normalt de første muligheder. Du kan som udgangspunkt vælge mellem dem, men sælgeren kan afvise en løsning, som er umulig eller uforholdsmæssigt dyr. Reparation eller omlevering skal ske gratis, inden for rimelig tid og uden væsentlig ulempe. Forbrug.dk forklarer også transport og andre udgifter.

Prisafslag eller pengene tilbage kan blive relevant, hvis fx reparation eller omlevering ikke kan gennemføres på de vilkår. En uvæsentlig mangel giver ikke ret til at ophæve købet. Se Forbrug.dk's gennemgang af løsninger ved reklamation. Beskriv derfor den løsning, du ønsker, sammen med de faktiske problemer og eventuelle tidligere reparationsforsøg.

Eksempel 2: Klage over et forkert beløb

Fiktivt eksempel: Jonas har en skriftlig bekræftelse på en pris på 1.200 kr. for rensning af en sofa, inklusive transport og moms. Fakturaen er på 1.450 kr., fordi transport er lagt til igen. Han skriver inden betalingsfristen og beder om en rettet faktura.

Jonas peger på præcis den linje, han er uenig i: 250 kr. for transport. Hans ønskede pris på 1.200 kr. stemmer med ordrebekræftelsen. Han beder samtidig virksomheden afklare betalingen inden fakturaens betalingsfrist.

Gør klagen konkret uden stift sprog

“Hej kundeservice” og “Venlig hilsen” fungerer fint. Skriv, som du ville forklare problemet til en person, der skal hjælpe dig. En tydelig henvisning til aftalen er mere brugbar end en paragraf, der ikke passer til sagen.

Har du flere problemer, så nummerér dem og skriv, hvilket bilag der hører til hvert punkt. Afslut med de løsninger, du beder om. Du kan finde flere formuleringer i guiderne til formelt og uformelt sprog og professionelle e-mails.

Hvis virksomheden ikke svarer

Følg op i samme mailtråd. Nævn datoen på den første klage og stil det spørgsmål, du mangler svar på. Hvis sagen har fået et referencenummer, tager du det med i emnefeltet.

Her fortsætter det fiktive eksempel med Maja. Hun har ikke fået svar på sin reklamation af 3. september og skriver igen den 11. september:

Hvis I ikke finder en løsning

Det relevante klagenævn afhænger af, hvad du har købt. Brug Forbrug.dk's oversigt over klageinstanser til at finde branchen eller produktet. Hav din første klage, virksomhedens svar, købsaftalen og bilagene klar.

På områder uden et godkendt privat ankenævn kan en sag høre under Mæglingsteamet for Forbrugerklager. Hvis mæglingen ikke løser sagen, kan den gå videre til Forbrugerklagenævnet, som træffer afgørelse. Ordningen har bl.a. betingelser om forbrugerkøb, virksomhedens placering og købets pris samt klagegebyrer. Her er forløbet og betingelserne beskrevet.

Inden du sender: fire ting at gennemgå

• Referencer: Matcher ordre- eller fakturanummeret dokumenterne?
• Datoer og beløb: Stemmer købsdato, hændelser og ønsket beløb med aftalen?
• Bilag: Er de nævnte filer vedhæftet, og kan de åbnes?
• Næste skridt: Er det tydeligt, hvad du beder virksomheden svare på eller gøre?

Læs til sidst brevet højt, eller få det læst op. Det kan gøre lange sætninger og manglende ord lettere at opdage. Se også vores metoder til korrekturlæsning.

Få hjælp til formulering og oplæsning

SkrivSikkert, vores eget værktøj, hjælper dig med at samle stikord til en sammenhængende klage, omskrive formuleringer og rette sproget. Du kan også få teksten læst op eller oversat. Brug webplatformen eller Chrome-udvidelsen; mange funktioner er gratis uden login.

Begynd fx med: “Skriv en kort mail til kundeservice ud fra mine stikord. Bevar mine datoer, beløb og ordrenummer. Jeg ønsker en reparation og vil bede om en dato for undersøgelsen.” Tilføj derefter dine oplysninger om købet og fejlen.

SkrivSikkerts AI-skriveværktøjer er udviklet specifikt til dansk og overholder GDPR, så du trygt kan taste følsomme oplysninger ind, når du formulerer din klage. Dine data forbliver på danske servere og deles ikke med tredjepart.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal et klagebrev indeholde?

Skriv, hvad du har købt eller aftalt, hvilken fejl du klager over, og hvad du ønsker som løsning. Tag relevante datoer og et ordre-, kunde- eller fakturanummer med. Nævn dokumentationen, vedhæft filerne, og afslut med dit navn.

Kan jeg sende klagen som en mail?

Ja. En mail er en praktisk måde at klage skriftligt til en virksomhed. Send til virksomhedens kundeservice eller den kontakt, den anviser, og gem mailen, bilagene og svaret. Bruger du en kontaktformular, så gem også teksten og bekræftelsen.

Skal jeg henvise til en lov?

Du kan forklare en klage til en virksomhed med konkrete fakta og den aftale, du har indgået. Beskriv fx forskellen mellem den bekræftede pris og fakturaen. En relevant lovhenvisning kan supplere forklaringen, men du behøver ikke en paragraf for at beskrive fejlen.

Skal jeg altid give virksomheden 14 dage?

Nej. Du kan bede om et svar på en bestemt dato. Hvor hurtigt selve problemet skal løses, afhænger af sagen. Ved en vare med en mangel skal reparation eller omlevering ske inden for rimelig tid. Din ønskede svardato og fristen for at klage videre er forskellige ting.

Hvordan klager jeg over en kommunal afgørelse?

Brug afgørelsens klagevejledning til at finde modtager, frist og indsendelsesform. Skriv tydeligt, hvilken afgørelse du vil have ændret. Den særskilte guide til klager over kommunens afgørelse har en skabelon og forklarer forløbet i almindelige sociale klagesager.