Ordblind og e-mails på arbejdet: fra stikord til svar

Har du styr på det faglige, men bruger mange kræfter på at få en arbejds-e-mail skrevet? Her får du en enkel vej fra stikord til en tydelig arbejdsbesked. Du kan skrive, diktere eller få teksten læst op og bruge AI dér, hvor den hjælper dig.

Vælg hjælp til det, der er svært

Ordblindeforeningens guide til hjælpemidler beskriver blandt andet oplæsning, tale-til-tekst, ordforslag og stavehjælp. Tilpasning til dine behov og vejledning i brugen er vigtige dele af hjælpen.

• Du ved, hvad du vil sige, men går i stå i stavningen: indtal dine egne ord eller skriv stikord. Ret først, når indholdet er på plads.
• Du mister overblikket i en lang mail: lyt til den i mindre dele. Notér spørgsmål og frister. En kort opsummering kan samle de vigtigste punkter.
• Du er usikker på dit udkast: få forslag til korrektur eller tydeligere formuleringer, og hør den færdige besked læst op.

Start med én beskedtype, du ofte skriver, og find en arbejdsgang, som passer til dig.

Fra stikord til en færdig arbejds-e-mail

1. Find beskedens formål

Skal du give en status, stille et spørgsmål eller foreslå en ændring? Skriv formålet først. Hvis du svarer på en mail, så find også ud af, hvilke spørgsmål der faktisk kræver svar. Hold oplysninger fra den oprindelige besked ved siden af dit udkast.

Fiktiv situation: Maja kan ikke deltage i et møde tirsdag kl. 10. Hun vil foreslå onsdag kl. 13, men det er endnu ikke aftalt. Hun har ikke en ny dagsorden at vedhæfte.

2. Bed om et afgrænset udkast

En konkret instruktion gør det lettere at gennemgå resultatet. Her er en skabelon, du kan tilpasse med oplysninger, du må bruge i arbejdspladsens valgte værktøj:

Arbejder du i en offentlig myndighed, finder du råd om brugen af generativ AI i Digitaliseringsstyrelsens guide til myndigheder.

3. Sammenlign udkastet med dine stikord

Her er et færdigt skriveeksempel til Majas situation:

Spørgsmålet “Vil onsdag kl. 13 passe dig?” giver Jonas mulighed for at svare på forslaget. Når han har sagt ja, kan Maja bekræfte mødet med “Vi ses onsdag kl. 13”.

4. Ret sproget uden at miste din stemme

Bed om stave- og grammatikforslag, eller bed om at gøre en bestemt sætning tydeligere. Behold en kort og naturlig formulering, hvis den allerede siger det rigtige.

“Jeg kan sende et udkast fredag” er ikke det samme som “Jeg sender den færdige rapport fredag”. Kontrollér især ord som kan, skal, måske, ikke og senest. En lille sproglig ændring kan ændre dit løfte eller din deadline.

Til en venlig arbejdsbesked kan “Hej Jonas” være passende. Den generelle guide til professionelle e-mails med skabeloner hjælper med emnefelt, hilsen og opbygning.

5. Lyt og lav et sidste faktatjek

Lyt til beskeden, mens du følger teksten, hvis det hjælper dig. Hold pause efter hvert afsnit: er der ét tydeligt budskab, og mangler modtageren noget for at kunne svare?

Inden du sender, kontrollér disse tre ting:

1. Modtager og indhold: Er adressen rigtig, og svarer mailen på det, du blev spurgt om?
2. Fakta og aftaler: Stemmer navne, datoer, tider, beløb og negationer med det, du ved? Er forslag stadig formuleret som forslag?
3. Bilag og næste skridt: Er det rigtige dokument faktisk vedhæftet, hvis du skriver det? Kan modtageren se, hvad du ønsker svar på?

To korte beskeder, du kan tilpasse

Her er en sygemelding og et spørgsmål om en uklar opgave.

En kort sygemelding

Brug beskeden, hvis du selv er syg, og arbejdspladsen accepterer besked på denne måde. Følg ellers den aftalte kanal.

Hvis du allerede har aftalt, hvornår du giver en ny status, kan du tilføje det. Se flere situationer i guiden til sygemelding til chefen.

Når en opgave eller frist er uklar

I dette eksempel er du blevet bedt om at sende en oversigt fredag, men ved ikke, hvilken version modtageren ønsker.

Svaret hjælper dig med at vælge de rigtige tal og planlægge arbejdet frem mod fredag.

Brug SkrivSikkert til at læse, formulere og gennemgå

SkrivSikkert er vores eget læse- og skriveværktøj. Du kan bruge oplæsning til en indgående besked, diktering til dine egne ord og korrektur eller omskrivning til udkastet. Sofia kan hjælpe med en enklere forklaring eller et forslag til svar. Opsummering og oversættelse kan støtte overblikket, når teksten er lang eller på et andet sprog.

Arbejder du i Chrome, viser vores guide til SkrivSikkert i browseren, hvordan du markerer tekst, får forslag og bruger oplæsning.

Aftal hjælpen på arbejdspladsen

Afklar, hvilke værktøjer du må bruge, hvilke oplysninger du må lægge ind, og om du skal oplyse, at du har brugt AI. De korte eksempler her er et godt udgangspunkt for at afprøve arbejdsgangen.

Du kan begynde samtalen med den opgave, du ønsker hjælp til:

Hvis du ønsker at fortælle om din ordblindhed i samtalen, kan du knytte det til de konkrete læse- og skriveopgaver. Har du spørgsmål om din ansættelsessituation, kan din tillidsrepræsentant eller fagforening rådgive dig.

Der kan være mulighed for støtte til hjælpemidler. Borger.dk om hjælpemidler til job beskriver, at kommunen vurderer, om du er berettiget. Det er blandt andet en betingelse, at hjælpemidlet er afgørende for at kunne varetage jobbet. STAR beskriver de øvrige betingelser: hjælpen skal kompensere for begrænsningen, ikke være sædvanligt forekommende på arbejdspladsen, og udgiften skal ligge ud over det, arbejdsgiveren forudsættes at afholde.

Gem skabeloner til dine faste beskeder

Når en beskedtype fungerer for dig, kan du gemme opbygningen. Erstat navne, datoer, beløb og dokumenttitler med tydelige felter. Fjern tidligere kunders eller kollegers oplysninger, og kontrollér alle felter ved næste brug.

Begynd eksempelvis med en mødeforespørgsel og en kort status. Gem dem et sted, hvor du let kan finde dem, næste gang du skal skrive.

Ofte stillede spørgsmål