Skriv, hvilket møde du melder afbud til, og hvad du foreslår i stedet. Her får du korte beskeder til kunder, kolleger og møder i sidste øjeblik — samt hjælp til at flytte aftalen i kalenderen.
»Hej Anne. Jeg kan desværre ikke deltage i vores møde i morgen kl. 10. Kan vi i stedet mødes torsdag kl. 13 eller fredag kl. 9? Venlig hilsen Maja«
Hvad skal der stå i dit afbud?
Begynd med selve beskeden, så modtageren hurtigt kan se, at aftalen ændrer sig. Dag, tidspunkt og mødenavn er især nyttige, hvis I har flere aftaler sammen. Tilføj en kort grund, hvis du vil forklare situationen, og slut med det næste skridt.
- Mødet skal flyttes: Foreslå en eller to tider, hvor du kan deltage.
- De andre kan fortsætte: Send det input, de har brug for, eller aftal, hvornår du følger op.
- Du ved endnu ikke, hvornår du kan: Send afbuddet nu, og skriv, hvornår du vender tilbage med nye tider.
Du behøver ikke finde en afløser for at skrive et afbud. Hvis en kollega skal overtage din del, aftaler du det med kollegaen først. Er du mødearrangør, så skriv også, om hele mødet aflyses, eller om kun din deltagelse ændrer sig.
1. Afbud til en kunde med forslag til ny tid
Her er et eksempel, hvor Maja er blevet syg og ønsker at flytte en gennemgang med kunden Anne. Navne og situationer i eksemplerne er opdigtede.
Emne: Kan vi flytte gennemgangen tirsdag kl. 10?
Hej Anne
Jeg er blevet syg og må desværre melde afbud til vores gennemgang tirsdag kl. 10.
Passer torsdag kl. 13 eller fredag kl. 9 dig i stedet? Jeg sender en opdateret mødeindkaldelse, når vi har aftalt tidspunktet.
Beklager ændringen.
Venlig hilsen
Maja
Har kunden en deadline, som mødet skulle hjælpe med, kan du tilføje en konkret mulighed: »Hvis du har brug for prisoverslaget før torsdag, kan jeg sende det i morgen.« Vælg en løsning, du kan levere, også hvis selve mødet må vente.
2. Afbud til et internt møde, der fortsætter uden dig
Til et statusmøde med flere deltagere er en ny mødetid ikke altid nødvendig. Her kan Maja ikke være med, men sender sit forslag direkte i beskeden.
Hej Jonas
Jeg kan ikke deltage i statusmødet kl. 14 i dag.
Mit input til punktet om kundemails er, at vi samler de tre hyppigste spørgsmål i én svarskabelon. Jeg foreslår at begynde med spørgsmål om leveringstid.
Vil du sende mig beslutningen efter mødet? Så kan jeg arbejde videre med et udkast i morgen.
Vh Maja
Hvis du henviser til et dokument, så indsæt et link til netop det dokument. Det er lettere at bruge end »mine noter ligger et sted i mappen«. Skal en kollega fremlægge for dig, kan du efter jeres aftale skrive: »Jeg har aftalt med Sofie, at hun tager mit punkt.«
3. En kort SMS, når mødet snart begynder
Vælg den kanal, hvor modtageren sandsynligvis ser beskeden i tide. Et opkald kan være nyttigt, hvis personen er på vej til mødet, mens en chatbesked kan være oplagt til et team, der allerede arbejder i samme chat.
Hej Anne. Jeg kan desværre ikke komme til mødet kl. 10 i dag. Mit barn er blevet sygt. Beklager det korte varsel. Kan vi flytte mødet til torsdag kl. 13? Giv gerne besked, når du har set det. Vh Maja
Får du ikke svar på et opkald, kan du sende beskeden bagefter. Har I allerede aftalt en ny tid i telefonen, er en kort bekræftelse nok: »Tak for samtalen. Vi mødes torsdag kl. 13 i stedet. Jeg sender den nye indkaldelse.«
4. Når du ønsker at deltage sjældnere i et fast møde
Tag ændringen op som et forslag til arrangøren. Beskriv, hvilke punkter du kan bidrage til, og hvordan din status ellers kan komme med.
Hej Jonas
Kan vi ændre min deltagelse i det ugentlige salgsmøde? Jeg vil gerne være med, når kundekommunikation er på dagsordenen, og ellers sende en kort status inden mødet.
Mit forslag er, at vi prøver det i fire uger og derefter vurderer, om det fungerer for teamet.
Passer det ind i din plan for møderne?
Vh Maja
Hvis du også må melde afbud til den kommende gang, så skriv det særskilt med dag og tidspunkt. Et ønske om en ny møderytme fortæller ikke i sig selv, om du kommer på tirsdag.
5. Når du selv aflyser mødet for alle
Som arrangør skal du gøre det tydeligt, at de øvrige deltagere heller ikke skal møde op. Her aflyses én statusrunde, mens de næste møder fortsætter.
Emne: Statusmødet fredag kl. 9 er aflyst
Hej alle
Jeg aflyser statusmødet fredag kl. 9, da vi mangler leverandørens svar, før vi kan tage stilling til næste skridt.
Det er kun mødet denne fredag, der aflyses. Vores øvrige fredagsmøder fortsætter som planlagt.
Jeg sender en kort status, når svaret er kommet.
Venlig hilsen
Maja
6. Hvis du først opdager det efter mødet
Send en opfølgning, når du opdager den glemte aftale. Beskeden kan både anerkende den tid, modtageren har sat af, og gøre det nemt at finde en ny løsning.
Hej Anne
Jeg har lige opdaget, at jeg missede vores møde kl. 10. Det beklager jeg.
Jeg vil gerne finde en ny tid til gennemgangen. Kan du torsdag kl. 13 eller fredag kl. 9? Hvis ingen af tiderne passer, finder vi en anden løsning.
Venlig hilsen
Maja
Vil du gøre aftalerne lettere at holde styr på fremover, finder du konkrete kalendergreb i guiden om glemte aftaler og frister.
Få beskeden og kalenderen til at passe sammen
| Din situation | Næste skridt |
|---|---|
| Du er inviteret og kan ikke komme | Send arrangøren dit afbud, og svar på mødeindkaldelsen, så din deltagelse fremgår korrekt. |
| Du vil foreslå en anden tid | Skriv dit forslag. Når I har aftalt tiden, kan arrangøren sende den ændrede indkaldelse. |
| Du er arrangør og aflyser | Send aflysningen til deltagerne gennem mødeindkaldelsen. Ved gentagne møder skal du vælge, om ændringen gælder én gang eller hele rækken. |
I Outlook kan en deltager foreslå en ny tid, som arrangøren kan acceptere eller afvise. Funktionen gælder ikke gentagne møder, og arrangøren kan slå den fra. I det nye Outlook til Windows er den til arbejds- og skolekonti. Hvis funktionen ikke er tilgængelig, kan du sende dit forslag i en besked. Se Microsofts vejledning til nye mødetider.
Afbud til jobcentret eller a-kassen
Find kontaktoplysningerne og fremgangsmåden i din indkaldelse. Kontakt den, der har indkaldt dig, hvis du ikke kan deltage, og få afklaret, hvordan aftalen håndteres. En besked kan lyde sådan:
Hej. Jeg er indkaldt til en samtale tirsdag kl. 10, men kan ikke deltage på grund af sygdom. Jeg vil gerne høre, hvordan jeg skal forholde mig til samtalen, og om jeg skal aftale en ny tid. Venlig hilsen Maja
Er du ledig og blevet syg, beskriver Jobnet sygemelding via Planer og aftaler → Meld syg/rask. Registreringen gælder fra den dag, du melder dig syg. Har du ikke menupunktet, skal du kontakte jobcentret eller den a-kasse, der står for dit kontaktforløb. Se Jobnets vejledning om sygemelding. Du kan også få hjælp til at finde oplysningerne i dit brev fra jobcentret.
Få hjælp til at skrive afbuddet
Med SkrivSikkert kan du formulere en besked, forkorte et udkast, rette sproget eller få teksten læst op. Mange funktioner er gratis uden login. Skriv, hvem mødet er med, hvornår det finder sted, og hvilke nye tider du vil foreslå.
Prøv gratisOfte stillede spørgsmål
Hvordan skriver jeg et kort afbud til et møde?
Skriv hvilket møde det gælder, at du ikke kan deltage, og hvad næste skridt er. For eksempel: »Hej Anne. Jeg kan ikke komme til mødet i morgen kl. 10. Passer torsdag kl. 13 dig i stedet? Vh Maja«
Skal jeg forklare, hvorfor jeg melder afbud?
Til en almindelig arbejdsaftale kan du holde beskeden kort: »Jeg kan desværre ikke deltage.« En kort forklaring kan hjælpe modtageren med at forstå ændringen. Ved en indkaldelse fra jobcentret eller a-kassen følger du fremgangsmåden i indkaldelsen.
Skal jeg ringe eller skrive, hvis det er i sidste øjeblik?
Brug den kanal, hvor modtageren sandsynligvis ser beskeden i tide. Ring gerne, hvis personen er på vej til mødet. Hvis du ikke får kontakt, kan du sende en kort SMS eller besked med mødetidspunkt og afbud.
Hvordan foreslår jeg et nyt tidspunkt?
Giv en eller to konkrete muligheder, eksempelvis torsdag kl. 13 eller fredag kl. 9. Bed modtageren vælge eller foreslå en anden tid. Når I har aftalt tidspunktet, opdaterer arrangøren mødeindkaldelsen.
Hvad skriver jeg, hvis jeg endnu ikke kan foreslå en ny tid?
Skriv afbuddet og aftal en opfølgning. For eksempel: »Jeg er blevet syg og må melde afbud til vores møde i morgen. Jeg vender tilbage fredag med forslag til en ny tid.«
