En brugbar AI-politik giver medarbejderen svar på tre ting: Hvilket værktøj må jeg bruge til denne opgave, hvad må jeg indsætte, og hvem kontrollerer resultatet? Her får I en sammenhængende skabelon, en udfyldt godkendelse og konkrete eksempler til skrivearbejdet.
Udpeg en ansvarlig, udfyld jeres værktøjsliste, og prøv reglerne på en rigtig arbejdsopgave med opdigtede data. En medarbejder skal kunne følge politikken uden at gætte på, hvad »brug AI ansvarligt« betyder.
Hvad kræver reglerne om AI-færdigheder?
AI-forordningens artikel 4 har været gældende siden 2. februar 2025. Efter ændringen i juli 2026 skal udbydere og anvendere træffe foranstaltninger, der understøtter udviklingen af AI-færdigheder hos de personer, som bruger systemerne på deres vegne. Indsatsen skal passe til deres erfaring, opgaver og de mennesker, brugen kan påvirke. Der er ikke fastsat et bestemt »tilstrækkeligt« niveau for den enkelte. Det fremgår af EU-Kommissionens forklaring af artikel 4.
Artikel 4 opstiller ikke et generelt krav om et dokument med titlen »AI-politik«. Kommissionens spørgsmål og svar om AI-færdigheder angiver heller ikke et bestemt kursusformat, certifikat eller en særlig AI-chef. En politik kan samle jeres beslutninger, men medarbejderne skal også kunne omsætte dem i praksis. To timer om året eller en introduktion inden for 30 dage er mulige interne valg, ikke faste krav i artikel 4.
Digitaliseringsstyrelsens vejledning til virksomheder anbefaler, at retningslinjer knytter værktøjsvalg til formål, databeskyttelse, fortrolighed og kontrol af svar. At fjerne et navn gør ikke nødvendigvis en tekst anonym. En persons rolle, arbejdssted eller sagsforløb kan stadig afsløre, hvem teksten handler om.
Skabelon: AI-politik i 7 afsnit
Kopiér de syv tekstfelter til jeres medarbejderhåndbog. Udfyld felterne i kantede parenteser, og vedlæg værktøjslisten. Skabelonen tager udgangspunkt i almindeligt skrivearbejde; nye anvendelser skal vurderes særskilt. Reglerne i felterne er forslag til jeres egne beslutninger.
1. Formål
Hos [virksomhed] bruger vi AI til at støtte arbejdet med idéer, kladder, korrektur og forklaringer. Formålet er at gøre vores tekster tydeligere og frigøre tid til den faglige opgave. Den medarbejder, der bruger resultatet, har ansvaret for den færdige tekst. AI må ikke på egen hånd sende beskeder, indgå aftaler eller træffe beslutninger på virksomhedens vegne.
2. Hvem og hvilke opgaver politikken dækker
Politikken gælder for medarbejdere, vikarer og eksterne, der udfører arbejde for [virksomhed]. Den omfatter både selvstændige AI-tjenester og AI-funktioner i mail, browser, møde- og kontorprogrammer. En indbygget funktion er kun godkendt, hvis den står på værktøjslisten. Brug til rekruttering, vurdering af medarbejdere eller afgørelser om personer kræver en særskilt beslutning fra [ansvarlig]; denne skrivepolitik giver ikke adgang til den brug.
3. Godkendte værktøjer og konti
Vi bruger kun de værktøjer, kontotyper og funktioner, som står på vores godkendte liste. Hver godkendelse angiver opgaven, de tilladte oplysninger og en ansvarlig. En godkendelse til korrektur af offentlige tekster giver ikke adgang til at indsætte kundesager eller aktivere automatisk mødeoptagelse. Hvis en funktion, konto eller opgave ikke er dækket, skal [ansvarlig og kontakt] godkende den, før den tages i brug. Private konti må ikke bruges til arbejdsoplysninger uden en særskilt godkendelse.
En værktøjsliste bliver mere anvendelig, når den beskriver en konkret arbejdsgang frem for kun et produktnavn. Her er et udfyldt, fiktivt eksempel for virksomheden Nordlys Service:
Godkendelse: Korrektur af offentlige tekster Værktøj og adgang: Det skriveværktøj og den arbejdskonto, IT har registreret som »Skrivehjælp 01«. Formål: Korrektur og sproglig forenkling af offentliggjorte produktbeskrivelser. Tilladte oplysninger: Den tekst, der allerede er offentliggjort på vores hjemmeside. Ingen kundekommentarer, interne priser eller personoplysninger. Kontrol: Tekstansvarlig sammenholder forslag med originalen og godkender alle ændringer i produktegenskaber, priser og løfter. Ansvarlig: Den ansvarlige for kommunikation. IT vurderer ændrede funktioner og vilkår før udvidet brug. Afgrænsning: Godkendelsen omfatter ikke upload af filer eller adgang til hele dokumentarkivet.
I jeres egen liste skal »Skrivehjælp 01« erstattes af det præcise produkt, abonnement, konto og de funktioner, I har valgt. Et produktnavn eller et EU-mærkat beskriver ikke alene aftalen, indstillingerne eller hvilke oplysninger arbejdspladsen har godkendt til opgaven.
4. Hvilke oplysninger vi må indsætte
Før vi indsætter en tekst, finder vi den relevante godkendelse på værktøjslisten og bruger kun de nødvendige oplysninger. Offentlige tekster og opdigtede øvelsesdata kan bruges, når opgaven er godkendt. Interne dokumenter, kundeoplysninger, kontrakter og medarbejderforhold kræver en godkendelse, der udtrykkeligt omfatter den type oplysninger. Er vi i tvivl, bruger vi en opdigtet tekst eller spørger [kontakt], før vi fortsætter. Adgangskoder og adgangsnøgler må aldrig indsættes i en prompt.
Fra kundesag til øvelsestekst: Skriv ikke »Kunden på Havnegade 8, der fik udskiftet sin varmepumpe tirsdag, er sygemeldt og kan ikke betale«. At fjerne navnet er ikke nok. Til en generel skriveøvelse kan du i stedet bruge: »Skriv en venlig besked om en overskredet betalingsfrist. Brug opdigtede oplysninger, og medtag ingen gebyrer eller frister, jeg ikke har angivet.« Den rigtige sagsbehandling foregår i den godkendte arbejdsgang.
5. Kontrol, før en tekst sendes
Vi læser hele resultatet og sammenholder det med opgaven og originalteksten. Vi kontrollerer navne, beløb, datoer, kilder og løfter. Vi fjerner oplysninger, AI har tilføjet uden grundlag. Aftaler, tilbud og andre tekster med forpligtelser følger vores normale godkendelsesprocedure. Vi sender aldrig en AI-kladde automatisk. Hvis vi ikke kan kontrollere en væsentlig oplysning, lader vi den udgå eller får den afklaret hos den fagligt ansvarlige.
Eksempel: AI ændrer et kundeløfte Original: »Vi forventer at kunne levere torsdag. Jeg bekræfter tidspunktet i morgen.« AI-forslag: »Vi garanterer levering torsdag inden kl. 12.« Godkendt tekst: »Vi forventer at levere torsdag. Du får en bekræftelse på tidspunktet i morgen.« Hvorfor: Den godkendte tekst gør sproget tydeligt uden at opfinde en garanti eller et klokkeslæt.
6. Ansvar, spørgsmål og fejl
[Navn eller rolle] ejer politikken og værktøjslisten. [kontakt for IT og databeskyttelse] vurderer nye funktioner, adgang og oplysninger. Den faglige leder afgør, hvem der godkender tekster med forpligtelser. Medarbejdere melder straks fejl eller utilsigtet deling til [kontakt og kanal], stopper den berørte arbejdsgang og følger kontaktens instruktioner. De deler ikke den berørte tekst videre i en åben chat. Den ansvarlige vurderer hændelsen og de nødvendige næste skridt.
Gør det let at melde en fejl. Medarbejderen skal ikke først bevise, at noget er gået galt. Denne besked kan bruges i jeres aftalte, interne kanal:
Hej [kontakt]. Jeg har muligvis indsat oplysninger, der ikke var godkendt, i [værktøj og kontotype] kl. [tidspunkt]. Det skete i forbindelse med [opgave]. Det drejer sig om [type oplysninger, uden at gentage selve indholdet]. Jeg har stoppet brugen. Hvordan skal jeg sikre oplysninger om hændelsen og håndtere det videre?
7. Oplæring og opdatering
Før en medarbejder tager en godkendt AI-arbejdsgang i brug, gennemgår [ansvarlig] reglerne og en relevant øvelse med vedkommende. Øvelsen omfatter valg af oplysninger, kontrol af et svar og håndtering af tvivl eller fejl. Vi noterer dato, emne og deltagere samt behov for opfølgning. Vi gentager eller tilpasser oplæringen, når opgaver, værktøjer eller risici ændrer sig. Politikkens ejer gennemgår reglerne ved ændringer og på den aftalte dato [dato].
Prøv politikken på tre situationer
Brug følgende øvelser med opdigtede data. Bed medarbejderen forklare sit valg og vise, hvor svaret findes i jeres regler. Det afslører uklare formuleringer, før de bliver til problemer i en rigtig opgave.
- En kollega vil have et referat. AI-funktionen kan optage hele mødet. En godkendelse til korrektur omfatter ikke automatisk optagelse. Find en særskilt godkendelse, eller brug den allerede godkendte metode til referater.
- En mail skal gøres venligere. Den indeholder en kundes navn, ordre og aftalte pris. Tjek, om netop de oplysninger må behandles i værktøjet. En helt opdigtet øvelsesmail kan bruges til at finde en venlig formulering uden at indsætte kundesagen.
- Et svar lyder overbevisende. AI har tilføjet »du får altid pengene tilbage inden for 14 dage«. Sammenhold det med virksomhedens faktiske aftale. Behold kun det løfte, virksomheden har grundlag for og vil give.
Hvis svaret på alle tre opgaver bliver »spørg IT«, er politikken for upræcis til den daglige brug. Skriv de almindelige tilladelser og kontroller ind i værktøjslisten, så IT kun får de reelle undtagelser.
SkrivSikkert i skrivearbejdet
SkrivSikkert samler dansk skrivehjælp på webplatformen og i browserudvidelsen. Mange gratis funktioner kan bruges uden login. Det giver en enkel måde at arbejde med kladder, korrektur og tydeligere formuleringer, når I tilrettelægger jeres skrivearbejde.
Skriv bedre med AI — på dansk, på danske servere
SkrivSikkert giver dig korrektur, chat, oplæsning og oversættelse — designet til danske virksomheder.
Prøv gratisGør politikken klar til hverdagen
- Kortlæg brugen. Bed hvert team nævne værktøj, kontotype, opgave og hvilke oplysninger de bruger. Tag også indbyggede funktioner med.
- Tag beslutningerne. Udfyld værktøjslisten, kontaktpersonerne og godkendelsesvejen. Et tomt felt betyder, at beslutningen mangler.
- Afprøv reglerne. Lad en medarbejder udføre de tre øvelser. Ret de steder, hvor vedkommende må gætte.
- Godkend og del. Ledelsen fastlægger ansvar og ikrafttrædelsesdato. Gem én gældende version et sted, alle kan finde.
- Følg op. Saml spørgsmål og fejl, og brug dem til at opdatere reglerne og oplæringen. En ny funktion kan kræve en ny vurdering, selv om produktnavnet er uændret.
Antallet af medarbejdere afgør ikke alene, hvor omfattende reglerne skal være. Et lille team, der arbejder med personvurderinger, kan have andre behov end et stort team, der kun retter offentlige tekster. Start med opgaven og oplysningerne.
Ofte stillede spørgsmål
Er en skriftlig AI-politik et krav i artikel 4?
Artikel 4 kræver tiltag, der understøtter udviklingen af AI-færdigheder, men ikke et bestemt dokument med titlen AI-politik. Skriftlige regler kan samle jeres beslutninger om værktøjer, oplysninger, ansvar og oplæring.
Hvad skal en AI-politik indeholde?
Beskriv formål, omfattede personer og opgaver, godkendte værktøjer og konti, tilladte oplysninger, kontrol af svar, ansvar ved spørgsmål og fejl samt oplæring. Tilføj en konkret værktøjsliste og en ansvarlig for opdateringer.
Kan vi bruge skabelonen direkte?
Kopiér de syv afsnit, udfyld felterne, og tilpas de foreslåede interne regler til jeres arbejde. Før den tages i brug, skal I have besluttet værktøjer, tilladte oplysninger, ansvar og kontaktvej og afprøvet reglerne på konkrete opgaver.
Hvem skal eje politikken?
Udpeg én ansvarlig, som kan holde regler og værktøjsliste ajour. Ledelsen skal bakke op om beslutningerne, og personer med ansvar for IT, data og de faglige opgaver skal bidrage dér, hvor deres vurdering er nødvendig.
