Eisenhower-metoden sorterer opgaver efter, om de er vigtige, og om de haster. Brug de fire felter til at vælge næste handling, og se et helt eksempel med 14 opgaver nedenfor.
Skriv fristen, hvad der sker, hvis opgaven venter, og hvem der har ansvaret. Vælg derefter: gør, planlæg, aftal en anden løsning eller fravælg.
Vigtigt og hastende er to forskellige spørgsmål
Vigtigt handler om opgavens betydning: Bidrager den til et mål, en nødvendig forpligtelse eller noget, du har ansvar for? Hastende handler om tiden: Hvornår skal du senest begynde, hvis fristen og det nødvendige arbejde skal hænge sammen?
En høj beskedlyd gør ikke en opgave vigtig. Omvendt kan en rutineopgave være afgørende, hvis andre er afhængige af den. Vurdér indhold og konsekvens frem for, om opgaven kom som en mail, et opkald eller en mødeindkaldelse.
I FranklinCoveys Time Matrix vurderes vigtighed ud fra blandt andet mål, værdier og roller. Tag derfor også dit ansvar for andre med, når du bruger matricen på arbejdet eller hjemme.
Der er ikke én tidsgrænse, som passer til alle opgaver. En præsentation til fredag kan kræve, at du begynder mandag, fordi en kollega skal levere tal tirsdag. En kort bekræftelse til i morgen kan godt vente til senere i dag. Regn baglæns fra fristen, og tag forberedelse, ventetid og andre aftaler med.
De fire kvadranter
En kvadrant er ét af matricens fire felter. Brug oversigten til at sortere, og beslut derefter den konkrete handling.
| Felt | Det gør du |
|---|---|
| 1. Vigtigt og hastende | Håndtér det tidskritiske først. Afklar rækkefølge og hjælp, hvis flere opgaver kolliderer. |
| 2. Vigtigt, men ikke hastende | Afsæt tid til næste skridt, inden opgaven bliver presset af en frist. |
| 3. Hastende, men mindre vigtigt | Afklar, om det kræver dit svar. Aftal overdragelse, giv et kort svar eller afslå en frivillig opgave. |
| 4. Hverken vigtigt eller hastende | Fravælg eller begræns det, der ikke tjener et formål. Behold hvile og fritid, som du har brug for eller glæde af. |
»Uddelegér« betyder ikke, at du bare sender opgaven videre. Modtageren skal have mulighed for at løse den, og ansvaret skal være afklaret. Du kan også få hjælp til en vigtig opgave i felt 1 eller 2. Feltet afgør prioriteten, ikke hvem der må udføre arbejdet.
En opgave kan flytte felt. Hvis den aftalte levering bliver fremrykket, kan forberedelsen blive hastende. Hvis en opgave er aflyst, skal den måske helt ud af listen. Opdatér, når oplysningerne ændrer sig, frem for at vente på en fast ugedag.
Sådan sorterer du din egen liste
- Skriv en handling. »Send budgetudkast til Line« er lettere at vurdere end »økonomi«. Del store projekter i næste skridt.
- Find den reelle frist. Notér, hvem der skal bruge resultatet og hvornår. Hvis der bare står »hurtigst muligt«, så bed om et konkret tidspunkt.
- Beskriv konsekvensen. Hvem eller hvad bliver påvirket, hvis du venter? Skeln mellem en nødvendig levering og en mulighed, du gerne må lade passere.
- Vælg felt og næste handling. Skriv både beslutningen og hvornår du følger op. En opgave er ikke færdig, fordi den er blevet sorteret.
- Tjek pladsen i dagen. Tag møder, pauser og opgavernes varighed med. Hvis opgaverne ikke kan nås, skal planen eller opgavemængden ændres.
En udfyldt opgavenote
Opgave: Send budgetudkast til Line senest fredag kl. 12.
Forudsætning: Jonas skal levere tallene tirsdag, og Line skal kunne læse udkastet inden mødet mandag.
Beslutning mandag: Felt 2. Aftal tallene med Jonas i dag, og reservér onsdag formiddag til udkastet. Hvis tallene udebliver tirsdag, følg op samme dag og afklar konsekvensen for fredag.
Eksempel: Signes 14 opgaver
Signe er projektleder. I dette tænkte eksempel gennemgår hun sin liste mandag morgen. Hun har ansvar for en kundelevering og en kommende kvartalsplan. Kollegaen Ole står for praktiske deltageroplysninger til et arrangement; fem af hans mails er landet hos Signe.
Her er hele listen, fordelt efter de oplysninger, Signe har nu. Tider og valg er en del af eksemplet, ikke faste regler for din kalender.
Felt 1: To opgaver kræver handling i dag
- Kunden kan ikke åbne dagens levering. Kunden er gået i stå. Signe kontakter den ansvarlige tekniker nu og aftaler, hvem der giver kunden næste status.
- Godkend rettelsen inden kl. 12. Leveringen venter på Signes godkendelse. Hun gennemgår rettelsen efter den akutte afklaring og før fristen. Hvis teknikerens svar forsinker arbejdet, tager hun det op med kunden og sin leder.
Felt 2: Fire vigtige opgaver får en plan
- Skriv udkast til kvartalsplanen. Planen skal drøftes næste mandag. Signe reserverer onsdag formiddag til udkastet og torsdag til kommentarer.
- Gennemgå projektets risici før fredag. Der er tid til at arbejde med dem, før næste levering. Hun lægger gennemgangen tirsdag og noterer de to afhængigheder, der skal afklares.
- Lær den nye rapportfunktion. Hun skal bruge den næste måned. Hun booker et kort læringsforløb næste uge og prøver funktionen på en øvefil.
- Forbered samtalen med en ny kollega. Samtalen ligger torsdag. Signe sætter tid af onsdag til at skrive spørgsmål om opgaver og behov for hjælp.
Felt 3: Fem mails får den rette modtager
Mailsene er markeret til svar i dag, men indeholder kun praktiske spørgsmål, som Ole har ansvar for. Signe spørger, om han kan tage dem. Hun beholder dem på sin opfølgningsliste, indtil han har bekræftet.
- Send adressen til en deltager. Ole kan sende den godkendte deltagerinformation.
- Bekræft hvilket lokale der bruges. Ole kontrollerer reservationen, før han svarer.
- Send linket til det offentlige program. Ole svarer med den aktuelle programside.
- Svar på, hvor man finder frokostoplysninger. Ole henviser til den praktiske information; Signe behøver ikke undersøge det parallelt.
- Bekræft arrangementets sluttid. Ole svarer ud fra det aftalte program.
Hvis én af mailsene i stedet indeholder en ændring, som påvirker kundeleveringen, skal den vurderes igen. »Mail« og »praktisk« er ikke i sig selv tegn på lav vigtighed.
Felt 4: Tre ting kan udgå
- Tilmeld dig et valgfrit webinar uden relevans for opgaverne. Signe lader invitationen udgå. Tilmeldingsfristen gør ikke deltagelsen nødvendig.
- Finpuds farver i en intern kladde. Kladden skal kun bruges til en uformel samtale og er allerede læsbar. Hun dropper den ekstra formatering.
- Tjek nyhedsfeedet mellem hver opgave. Det afbryder hendes valgte arbejde. Hun lukker feedet og beholder sine planlagte pauser.
Det giver 2 opgaver i felt 1, 4 i felt 2, 5 i felt 3 og 3 i felt 4: alle 14 er med. Mandag begynder med kundens problem, ikke med at færdiggøre hele listen. Planlægning og overdragelse er næste handlinger, ikke bevis for at opgaverne allerede er løst.
Signes besked til Ole
Hej Ole
Jeg har fået fem deltagerhenvendelser om adresse, lokale, programlink, frokostinformation og sluttid. De er markeret til svar i dag. Kan du tage dem som ansvarlig for deltagerinformationen og bekræfte, når du har overtaget?
Jeg håndterer kundeleveringen frem mod kl. 12. Hvis du ikke har plads til de fem svar, så sig til, så vi kan aftale en anden løsning.
Hilsen Signe
Når to vigtige opgaver kolliderer
Sammenlign konsekvenser, frister og afhængigheder. Hvis to leveringer kræver tre timer hver, og du kun har fire timer, skaber en matrix ikke de manglende to timer. Afklar, om en frist kan flyttes, om omfanget kan reduceres, eller om en anden kan hjælpe.
På arbejdet anbefaler Arbejdstilsynet dialog om opgaver, krav og tid. En fyldt hastekolonne kan skyldes uventede hændelser, uklare krav eller for mange opgaver. Vis den konkrete konflikt, frem for at gøre det til et spørgsmål om at tage sig sammen.
Et andet eksempel: Bed om en prioritering
Hej Line
Jeg har fire timer til rådighed før kl. 16. Tilbuddet og rapporten kræver cirka tre timer hver, og begge er ønsket færdige i dag. Jeg kan nå én af dem, men ikke begge i det aftalte omfang.
Hvilken skal jeg prioritere? Kan den anden flyttes til i morgen, få et mindre omfang eller deles med en kollega? Indtil vi har afklaret det, fortsætter jeg med tilbuddet, som vi allerede har aftalt først.
Hilsen Signe
Bekræft bagefter, hvad I faktisk aftalte. En foreslået ny frist gælder ikke automatisk. Tydelig opgave- og rollefordeling gør det muligt at se, hvem der tager over, og hvem der følger op.
Brug papir, en opgaveliste eller kalenderen
Tegn fire felter på et ark, eller opret fire lister i det system, du allerede bruger. Skriv opgave, frist, ansvarlig og næste handling på hver linje. En opgave med foreslået overdragelse kan få noten »venter på Oles bekræftelse«, så den ikke forsvinder.
Læg tid til felt 2 i kalenderen. Notér, hvad du vil have lavet i tidsblokken, og flyt planen bevidst, hvis noget nødvendigt kommer ind. FranklinCovey fremhæver netop at afsætte tid til vigtige opgaver, også når de ikke presser på endnu.
Skal du vælge mellem projekter ud fra indsats, effekt og flere kriterier, er det en anden beslutning end dagens rækkefølge. Se oversigten over andre prioriteringsmatricer. Når rækkefølgen er valgt, kan du bruge guiden til pauser og genstart af arbejdet til at få afbræk med i planen.
Gør din aftale tydelig
SkrivSikkert hjælper dig med at formulere og rette opgavenoter og beskeder. Brug webplatformen eller læse- og skrivehjælpen i Chrome-udvidelsen. Mange gratis funktioner kan bruges uden login.
Prøv gratisOfte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på vigtigt og hastende?
Vigtigt handler om opgavens betydning for mål, forpligtelser og ansvar. Hastende handler om, hvornår der skal handles. Se på fristen, det nødvendige arbejde og konsekvensen af at vente. En opgave kan være vigtig uden at kræve handling lige nu.
Kan jeg bruge Eisenhower-metoden derhjemme?
Ja. En regning med frist i dag kan kræve handling nu, mens planlægning af en kommende aftale kan få tid i kalenderen. Vurdér også omsorg, hvile og samvær som vigtige dele af livet. En aktivitet er ikke spildtid, bare fordi den ikke producerer et resultat.
Hvad gør jeg, hvis alt er vigtigt og haster?
Sammenlign frister, konsekvenser og den tid, opgaverne kræver. Hvis de ikke kan nås samtidig, skal du afklare en ændret frist, mindre omfang eller hjælp. På arbejdet tager du den konkrete konflikt med den ansvarlige leder. Flere hasteopgaver er ikke i sig selv bevis på dårlig planlægning.
Hvad hvis jeg ikke kan uddelegere?
Afklar, om opgaven er nødvendig, og om du er den rette til at løse den. Måske kan svaret gøres kortere, opgaven samles med andre eller fristen aftales på ny. Er det en nødvendig opgave, du selv har ansvar for, skal der findes plads til den eller hjælp til prioriteringen; den kan ikke bare slettes.
Hvor mange opgaver må der være i hvert felt?
Brug ikke et bestemt antal som mål. To store opgaver kan fylde mere end ti små. Skriv næste handling tydeligt, og sammenhold opgaverne med den tid, du har. Gem senere opgaver på en samlet liste, så dagens plan viser, hvad du faktisk vil arbejde på nu.
