En case-opgave til jobsamtalen viser, hvordan du løser en konkret arbejdsopgave. Her får du en metode, en færdig eksempelbesvarelse med mellemregninger og et oplæg, du kan bruge til at øve din præsentation.
Afklar opgaven og tidsrammen. Vælg en løsning, vis de oplysninger og beregninger, den bygger på, og slut med et konkret næste skridt. Sæt tid af til at øve selve fremlæggelsen.
Hvad skal du vise i en case-opgave?
Du får en problemstilling fra det arbejde, du søger: måske en kundehenvendelse, en analyse, en kampagne eller en teknisk opgave. Besvarelsen skal vise både dit faglige resultat og vejen dertil. Djøf fremhæver blandt andet analyse, problemløsning og præsentation.
Ved en beregning er det vigtigt, at tal og enheder stemmer. Ved en prioriteringsopgave skal du forklare, hvorfor én handling kommer før en anden. Når der er flere mulige løsninger, gør en tydelig begrundelse dine valg lettere at diskutere.
Afklar rammerne før du begynder
Læs invitationen og opgavebeskrivelsen. Find ud af, hvad du skal aflevere, hvor længe du må arbejde, og hvor meget tid der er til fremlæggelse og spørgsmål. En afleveringsfrist om tre dage siger ikke i sig selv, hvor mange arbejdstimer der forventes.
- Case på stedet: Afklar forberedelsestid og mulighederne for at stille spørgsmål undervejs.
- Hjemmeopgave: Afklar forventet tidsforbrug, filformat, omfang og afleveringskanal.
- Gruppecase: Aftal, hvordan I fordeler analyse, tid og fremlæggelse.
- Præsentation: Afklar publikum, antal minutter og eventuelle krav til slides.
Formaterne kan kombineres. Du kan for eksempel løse en hjemmeopgave og bagefter præsentere den. Nogle interviews styres af kandidaten, andre af interviewerens spørgsmål; det beskriver Djøfs oversigt over caseformater.
En mail om opgavens rammer
Emne: Case til samtalen om koordinatorstillingen
Hej Anna
Tak for invitationen. Jeg vil gerne afklare, hvor meget arbejdstid I forventer, at jeg bruger på casen, og hvor lang tid jeg har til at præsentere den.
Ønsker I slides eller et kort skriftligt oplæg? Hvilke hjælpemidler må jeg bruge, herunder internet, lommeregner og AI?
Venlig hilsen
Maja Jensen
Hvis du har brug for materialet i et format, der kan læses op, kan du tilføje: »Kan jeg få opgaven som en tekstbaseret fil, og må jeg bruge oplæsning under forberedelsen?« Tag aftalen med kontaktpersonen, inden opgaven starter.
En enkel metode til at løse casen
BCG anbefaler at vise sin tankegang og afklare antagelser. Her er en enkel arbejdsgang, du kan bruge i øvelsen nedenfor:
- Skriv målet i én sætning. Hvilken beslutning skal modtageren kunne træffe?
- Find de afgørende oplysninger. Notér tal, krav og begrænsninger. Hold manglende oplysninger adskilt fra det, du har fået.
- Sammenlign dine muligheder. Beregn det relevante, og forklar de antagelser, du bruger.
- Vælg og begrund. Giv en anbefaling, et vigtigt forbehold ved beregningen og en plan for at afprøve løsningen.
MECE er et princip om at dele et problem op uden overlap og med alle relevante dele med. Det kan eksempelvis være nyttigt at dele et resultat op i indtægter og omkostninger. Vælg en opdeling, der passer til din opgave, frem for at presse alle cases ind i den samme model.
Eksempel: Giv kundeservice mere tid
Her er en fiktiv øvecase til en koordinatorstilling. Virksomheden, tallene og forslagene er opdigtede til øvelsen. Du har 30 minutter til at forberede et oplæg og fem minutter til at fremlægge det.
Opgaven og de oplysninger, du får
Kundeservice modtager 400 henvendelser om ugen. 160 handler om leveringsstatus. Hver henvendelse tager i gennemsnit otte minutters aktiv arbejdstid, også i gruppen om leveringsstatus.
Teamet må bruge højst otte timer på at sætte en forbedring i gang. Der er ingen mulighed for at ansætte flere eller købe et nyt system.
Din opgave: Foreslå én forbedring. Vis dens mulige tidsgevinst, hvordan du vil gennemføre den, og hvordan du vil måle, om den virker uden at forringe svarene til kunderne.
1. Vælg et afgrænset problem
Leveringsspørgsmål udgør 160 ud af 400 henvendelser, altså 40 %. Du vælger at undersøge, om medarbejderne kan finde leveringsstatus hurtigere. Dit forslag er en fælles oversigt over, hvor status findes, hvem der kontaktes på lageret, og hvilke oplysninger kunden skal have.
Før en reel gennemførelse vil du gennemgå nogle leveringssager med teamet. Hvis tiden især bruges på at vente på oplysninger fra lageret, skal løsningen også omfatte aftalen med lageret. Det påvirker, hvor meget aktiv arbejdstid oversigten kan frigøre.
2. Regn på forslaget
Som regneantagelse sætter du behandlingstiden for de 160 leveringsspørgsmål ned fra otte til fire minutter. Du afsætter fire timer til opstart og én time om ugen til at holde oversigten ajour. Det er dit forslag, ikke en målt effekt.
Mellemregninger
- Nuværende arbejde: 400 × 8 minutter = 3.200 minutter om ugen, eller 53 timer og 20 minutter.
- Mulig tidsgevinst: 160 × (8 − 4) minutter = 640 minutter om ugen, eller 10 timer og 40 minutter.
- Efter vedligeholdelse: 640 − 60 minutter = 580 minutter, eller 9 timer og 40 minutter om ugen.
- Første uge inklusive opstart: 580 − 240 minutter = 340 minutter, eller 5 timer og 40 minutter.
Første-uge-beregningen forudsætter, at alle 160 leveringsspørgsmål allerede behandles med den nye metode. Ved en gradvis opstart bliver gevinsten mindre.
Opstartens fire timer er inden for rammen på otte timer. Beregningen holder antallet af henvendelser fast; den tæller derfor ikke færre henvendelser som en ekstra gevinst. Den frigjorte arbejdstid kan bruges til andre opgaver i teamet.
3. Test en mindre effekt
Hvad hvis hver leveringssag kun bliver to minutter hurtigere? Så frigøres 160 × 2 = 320 minutter. Efter den ugentlige vedligeholdelse er der 260 minutter tilbage: fire timer og 20 minutter om ugen. I første uge giver det kun 20 minutter efter opstarten, hvis alle 160 sager er med.
Det viser, hvorfor det er værd at afprøve effekten, før du lover en bestemt kapacitetsforbedring. Hvis arbejdsgiveren spørger efter en besparelse i kroner, skal du også kende omkostningerne og vide, hvordan den frigjorte tid faktisk bliver brugt.
4. Beslut, hvordan løsningen skal prøves af
Dit forslag er en fireugers afprøvning. Brug opstartstiden på at gennemgå sager, lave oversigten og vise den til teamet. Aftal én ansvarlig for opdatering. Registrér antal leveringssager og aktiv behandlingstid før og under forsøget.
Følg samtidig andelen af kunder, der henvender sig igen om samme sag, og gennemgå et fast udvalg af svar for manglende eller forkerte oplysninger. Så kan I se, om hurtigere svar også løser kundens spørgsmål. Notér større ændringer i levering eller sagstyper, når ugerne sammenlignes.
Den færdige anbefaling
Jeg anbefaler, at vi afprøver en fælles oversigt til leveringsspørgsmål i fire uger. Den kan laves i vores eksisterende system og kræver efter mit forslag fire timers opstart samt én times vedligeholdelse om ugen.
Hvis de 160 ugentlige leveringssager bliver fire minutter hurtigere, frigør det 9 timer og 40 minutter om ugen efter vedligeholdelse. Ved to minutters forbedring er det 4 timer og 20 minutter. Vi skal måle den faktiske behandlingstid, genhenvendelser og kvaliteten af svarene.
Jeg vil begynde med at gennemgå leveringssager sammen med en kollega og lagerets kontaktperson. Efter fire uger tager vi stilling til, om oversigten skal fortsætte, justeres eller stoppes.
Sådan kan du præsentere løsningen
I øvecasens fem minutter kan du bruge tre slides. Lad dem understøtte det, du siger, frem for at vise hele besvarelsen som små tekstblokke.
Tre slides med et klart formål
- Anbefaling: Afprøv en fælles leveringsoversigt i fire uger. Fire timers opstart; ingen nye systemer.
- Grundlag: 160 leveringssager om ugen. Ved fire minutters forbedring frigøres 9 timer og 40 minutter efter ugentlig vedligeholdelse. Vis mellemregningen.
- Afprøvning: Aftal ansvar med teamet og lageret. Mål tid, genhenvendelser og svarkvalitet. Træf en ny beslutning efter fire uger.
Begynd for eksempel: »Jeg anbefaler en fireugers afprøvning af en fælles oversigt til leveringsspørgsmål. Jeg vil vise jer, hvorfor jeg har valgt den opgave, hvad tidsgevinsten kan blive, og hvordan vi måler resultatet.«
Hav også et svar klar på din vigtigste antagelse:
Spørgsmål: Hvor kommer de fire minutter fra?
»Det er min regneantagelse for forsøget. Vi har endnu ikke målt effekten. Derfor har jeg også regnet på to minutters forbedring, som giver fire timer og 20 minutter om ugen efter vedligeholdelse. Jeg vil bruge de første sager til at undersøge, hvor tiden går, og justere forventningen derfra.«
Fordel din forberedelsestid
Til denne øvelse på 30 minutter foreslår vi fem minutter til at læse opgaven, ti til analyse og beregning, fem til anbefalingen, otte til at øve oplægget og to til sidste tjek. Tilpas fordelingen til den tid og aflevering, du faktisk har fået.
Hvis du går i stå, så vend tilbage til beslutningen: Hvilken oplysning mangler du for at vælge? Under en mundtlig case kan du sige: »Jeg vil først afklare, om vi må ændre arbejdsgangen med lageret.« Ved en hjemmeopgave kan du skrive antagelsen tydeligt og vise, hvad et andet svar ville ændre.
I en gruppecase kan du bidrage med: »Vi har ti minutter tilbage. Skal vi samle beregningen nu, så vi også når anbefalingen?« Gør plads til, at en kollega kan kontrollere regnestykket, mens en anden samler præsentationen.
Øv dig med læse- og skrivehjælp
Brug en øvecase som den ovenfor til at arbejde med din formulering og fremlæggelse. Med SkrivSikkert kan du få teksten læst op, få forklaret svære formuleringer, rette sproget og gøre et oplæg kortere. Hjælpen findes på web og med Chrome-udvidelsen, og mange funktioner er gratis uden login.
En prompt til din øvelse
Læs min anbefaling til den fiktive kundeservicecase. Stil ét opfølgende spørgsmål til min beregning eller min plan, og vent på mit svar. Hjælp mig derefter med at gøre svaret kortere. Bevar alle tal og forskellen mellem målte oplysninger og mine antagelser. Tilføj ingen nye resultater.
Ved den rigtige case bruger du de hjælpemidler, du har aftalt med arbejdsgiveren. Afklar også, om tilladelsen gælder både forberedelsen og selve fremlæggelsen.
Gør dit oplæg klar
Få hjælp fra SkrivSikkert til at formulere din anbefaling, rette sproget og lytte til oplægget. Mange funktioner kan prøves gratis uden login.
Prøv gratisSkal du også fortælle om din erfaring og motivation, finder du færdige eksempler i vores guide til svar på jobsamtalens spørgsmål. Efter samtalen kan du bruge guiden til opfølgning og mails.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager en case-opgave?
Det afhænger af arbejdsgiverens format. Afklar både arbejdstid, afleveringsfrist, præsentationstid og tid til spørgsmål. De 30 minutter i denne guide er rammen for vores øvecase.
Skal jeg bruge MECE eller en anden model?
Brug en model, hvis den hjælper med den konkrete opgave. Du kan også arbejde direkte med mål, oplysninger, muligheder og anbefaling. Forklar din opdeling og undgå at tælle den samme effekt flere gange.
Hvad gør jeg, hvis der mangler tal?
Spørg efter det, der er afgørende for beslutningen. Hvis du skal fortsætte uden svaret, så angiv din antagelse og vis, hvordan et andet tal vil påvirke anbefalingen.
Må jeg bruge AI til en case-opgave?
Til din egen træning kan du bruge AI til at øve spørgsmål og formuleringer. Ved arbejdsgiverens opgave afhænger det af de aftalte regler. Afklar hjælpemidlerne på forhånd, også ved en hjemmeopgave.
Hvad er vigtigst: svaret eller metoden?
Vis begge dele: en konkret besvarelse og den begrundelse, der fører til den. Kontrollér beregningerne, forklar valg og antagelser, og slut med, hvad du anbefaler at gøre.
