Fra svar til overblik i Google Sheets

Klassen har svaret på, hvad turen skal gå til. Du skal finde antal svar og budget for hver aktivitet. Først bruger vi formler, og bagefter kontrollerer vi med en pivottabel. En pivottabel samler mange rækker i en oversigt. Åbn øvelsens startfil; den har fire kolonner og fireogtyve svar. I G1 skriver vi Aktivitet, Svar, Budget og Vurdering i hver sin kolonne. Skriv Museum, Naturtur og Teater under Aktivitet. I H2 skriver du COUNTIF-formlen, der står i øvelsen. Den tæller cellerne i B2 til B25, som svarer til aktiviteten i G2. Dollartegnene holder dataområdet fast, når vi kopierer. Der er otte svar på Museum. COUNTIF tæller kun de rækker, der opfylder betingelsen. I I2 skriver du SUMIF-formlen. Den finder Museum i samme område og lægger de tilsvarende beløb fra kolonne D sammen. Museumsgruppens budget er ellevehundrede kroner. Tælleområdet og beløbsområdet skal dække de samme rækker. I J2 bruger vi IF. Hvis antallet i H2 er mindst ni, skriver den Nok til hold. Ellers skriver den Mangler svar. Ni er vores aftalte grænse i dette eksempel. Markér H2 kolon J4, og tryk Control D. De tre formler kopieres ned. Aktiviteten skifter række, mens dataområderne bliver stående. Hver aktivitet har otte svar og ellevehundrede kroner. Ingen har nået ni svar endnu. Vil du tælle to betingelser på samme tid? I H6 bruger vi COUNTIFS. Rækken skal både være Museum i kolonne B og Bus i kolonne C. Fire museumssvar vælger bus. To betingelser betyder her, at begge skal være opfyldt i den samme række. Nu kontrollerer vi budgettet uden at skrive flere formler. Markér A1 kolon D25, inklusive overskrifter. Vælg Insert og Pivot table. Kontrollér dataområdet, behold New sheet, og vælg Create. Så bevarer vi de oprindelige svar på deres eget ark. Gør oversigten lettere at læse: markér A1 kolon D10 i navnefeltet, og vælg skriftstørrelse fjorten. Gå tilbage til A1. Ved Rows vælger du Add og Aktivitet. Nu får hver aktivitet sin egen række. Rul ned, så du kan se Values. Vælg Add og Budget. Kontrollér, at Summarise by står på SUM. Vi vil lægge kroner sammen, ikke tælle beløbsceller. Ved Columns vælger du Add og Transport. Så bliver bus og tog vist ved siden af hinanden. Er overskriften klippet? Dobbeltklik på grænsen mellem A og B i kolonneoverskriften. Så tilpasses bredden til indholdet. Hver aktivitet har ellevehundrede kroner, som i formlerne. Bus giver femtenhundrede, tog attenhundrede, og totalen er treogtredivehundrede kroner. Grand Total betyder samlet total. Vil du kun se dem, der tager bussen? Rul ned i editoren, til du kan se Filters. Ved Filters vælger du Add og Transport. Åbn Status under filteret. Fjern markeringen ved Tog, og vælg OK. Behold Bus markeret. Nu er totalen femtenhundrede kroner. Filteret skjuler togsvarene i oversigten; det sletter dem ikke fra kilden. Fjern filteret med krydset i filterets Transport-felt. Fjern ikke Transport under Columns. Den fulde total på treogtredivehundrede kommer tilbage. Prøv selv: gå tilbage til svararket, og ret B25 fra Teater til Museum. Kontrollér, at Museum får ni svar, budgettet bliver tolvhundrede femoghalvfjerds, og vurderingen skifter til Nok til hold. Pivottabellen skal vise samme budget, mens totalen stadig er treogtredivehundrede. Så har du kontrolleret din konklusion på to måder.