Du har læst mailen, men ikke svaret. Nu ligger den længere nede, og den ulæste bunke vokser. Find først det, nogen venter på, og skriv næste handling ned.
Vælg én mail, der kræver noget af dig:
- Find spørgsmålet og en eventuel frist i hele mailtråden.
- Svar på det, du kan, eller skriv én konkret næste handling.
- Notér, hvornår du vender tilbage, og hvordan du finder mailen igen.
Så har du en konkret plan for de beskeder, der kræver svar eller opfølgning.
Skil det at læse fra det at løse
En læst mail kan stadig indeholde en opgave. Og en ulæst mail kan være et nyhedsbrev, du ikke behøver at reagere på. Derfor fortæller antallet af ulæste mails ikke, hvor meget arbejde du mangler.
ADHD-foreningen anbefaler at dele opgaver op i mindre trin og at holde dagens tjekliste realistisk. Brug det konkret på mail: Erstat »få styr på indbakken« med »find Lises spørgsmål, hent bilaget, og skriv et svar«.
Saml de mails, du skal gøre noget ved, på papir eller i din sædvanlige opgaveliste. Skriv næste handling, fristen fra mailen og dit eget tidspunkt for at begynde.
Find det vigtige i en stor indbakke
Begynd med aftaler og forespørgsler, der stadig mangler svar. Søg efter konkrete personer eller projekter, så du finder de relevante tråde blandt både nye og gamle mails.
- Begynd med kendte sager. Søg på personer, projekter eller aftaler, du ved, at du skylder et svar på. Søg også blandt læste beskeder, og se dine kladder.
- Læs hele den relevante tråd. Er der kommet et nyt spørgsmål eller en ændret frist efter den første mail? Er en anden allerede gået videre med opgaven?
- Lav en kort arbejdsliste. Skriv kun de konkrete sager, du har fundet. Prioritér efter den reelle frist og konsekvensen af at vente, ikke alene efter hvilken mail der er nyest.
- Planlæg næste gennemgang. Stop ved et tidspunkt, du har valgt, og notér, hvor du nåede til. Brug noten som udgangspunkt, næste gang du åbner indbakken.
Begynd med en overskuelig portion, for eksempel fem beskeder. Har du flere indbakker, så sæt dem på din tjekliste sammen med Digital Post, hvis du modtager beskeder der.
Giv hver uafsluttet mail en næste handling
Vælg næste handling ud fra, hvad du har klar:
- Jeg kan svare: Skriv det korte svar, kontrollér oplysningerne, og send det.
- Jeg mangler noget: Skriv præcis, hvad du skal finde eller spørge om. »Find kvitteringen« er lettere at begynde på end »svar om udlæg«.
- Jeg venter på en anden: Notér hvem, hvad du venter på, og hvornår du følger op.
Hører opgaven til hos en kollega, kan du videresende tråden med et konkret spørgsmål: »Vil du overtage svaret til Lise om programmet?« Notér opfølgningen på din liste.
Eksempel: Fra »svar Lise« til en konkret plan
Fiktivt eksempel: Lise har bedt Maja om et deltagerantal og et program senest onsdag kl. 12. Maja ved, at der kommer 12 deltagere, men mangler det opdaterede program fra Jonas.
Sag: Lises mail om workshoppen.
Næste handling: Bed Jonas om det opdaterede program.
Mit tidspunkt: Tirsdag kl. 10.
Frist i mailen: Onsdag kl. 12.
Opfølgning: Tirsdag kl. 14: Har Jonas svaret? Hvis ikke, følg op og afklar med Lise, hvad hun har brug for inden fristen.
Find mailen: Søg på Lises navn og »workshop«.
Maja svarer på deltagerantallet og spørger, hvornår Lise skal bruge programmet:
Hej Lise
Der kommer 12 deltagere til workshoppen. Jeg mangler stadig det opdaterede program fra Jonas og har bedt ham om det.
Er deltagerantallet nok til din bestilling, eller har du også brug for programmet inden onsdag kl. 12?
Venlig hilsen
Maja
Maja følger op med Jonas tirsdag kl. 14 som planlagt.
Find mails igen i Gmail og Outlook
Gmail på computer: Klik på stjernen ved en mail, og find den igen under Stjernemarkeret. Du kan også vælge Udsæt og et tidspunkt, hvor mailen skal dukke op igen. Arkiverede beskeder kan findes under Alle mails; de er ikke slettet. Se Googles vejledning til organisering og arkivering.
Outlook.com: Hold markøren over en besked, og brug flaget til at markere den til opfølgning. Du kan også fastgøre beskeder øverst i indbakken. Se Microsofts vejledning til flag og fastgørelse.
Brug stjerner eller flag til at finde mailen igen, og sæt tid af til næste handling i din opgaveliste eller kalender. Med Gmail kan du for eksempel udsætte Lises mail til tirsdag kl. 10, hvor du har planlagt at arbejde på svaret.
Tre korte svar, når mailen er svær at få sendt
Her er tre fiktive mailsvar til situationer, hvor det kan være svært at komme i gang.
1. Du forstår ikke opgaven
Hej Anne
Du beder mig gennemgå præsentationen. Skal jeg rette sproget, kontrollere tallene eller begge dele? Hvornår har du brug for mit svar?
Venlig hilsen
Maja
2. Du har overset fristen
Hej Peter
Undskyld mit sene svar. Jeg har overset din frist for kommentarerne til budgettet. Har du stadig brug for dem, og hvornår kan du senest bruge mit svar?
Venlig hilsen
Maja
Har du kommentarerne klar, kan du sende dem med det samme. Ellers kan spørgsmålet i eksemplet hjælpe jer med at aftale næste skridt.
3. Du venter på en oplysning
Hej Jonas
Jeg følger op på min mail om programmet til workshoppen. Lise skal bruge oplysningerne senest onsdag kl. 12. Kan du sende det opdaterede program, eller fortælle mig, hvornår det er klar?
Venlig hilsen
Maja
Brug en konkret sag i emnefeltet, så beskeden er let at finde igen. Se flere formuleringer i vores guide til professionelle e-mails med skabeloner.
Få hjælp til at læse, formulere og kontrollere svaret
SkrivSikkert kan hjælpe gennem flere dele af mailarbejdet: få tekst læst højt, få en kortere forklaring, diktér et udkast, ret stavning og grammatik, omformulér eller oversæt teksten. Med SkrivSikkerts Chrome-udvidelse kan du blandt andet arbejde med markeret tekst, oplæsning, rettelser og oversættelse i browseren.
Brug dine egne stikord som udgangspunkt. En enkel instruktion til Sofia kan være:
Skriv et kort, venligt mailsvar ud fra mine stikord. Bevar navne, datoer og aftaler. Tilføj ikke nye løfter eller frister. Hvis noget mangler, så spørg mig, før du skriver det ind.
Lav en mailrutine, der passer til dine forpligtelser
Aftal med arbejdspladsen eller studiet, hvor hurtigt du forventes at svare, og hvordan hastesager bliver meldt. Vælg derefter tidspunkter til at læse og svare, der passer til kravene.
Ved hver gennemgang: se nye beskeder, tag næste handling på en prioriteret sag, og kontrollér listen over det, du venter på. Hvis du ofte flytter de samme opgaver, så gør listen kortere eller del opgaven yderligere op. Vores guide til ADHD og struktur i hverdagen viser, hvordan en lille plan kan se ud.
Begynd nu: Find én mail, du har undgået. Skriv, hvad afsenderen beder om, og hvad du kan gøre næste gang.
Få hjælp til næste svar
Prøv SkrivSikkerts gratis værktøjer uden login. Begynd med dine stikord, og få hjælp til at formulere, rette og læse dit udkast.
Prøv gratisOfte stillede spørgsmål
Hvor ofte skal jeg tjekke mail, når jeg har ADHD?
Vælg faste tidspunkter ud fra, hvor hurtigt du forventes at svare på dit arbejde eller studie. Aftal også, hvordan hastesager kommer frem. Sæt tid af til både nye beskeder og de mails, du skal følge op på.
Må jeg arkivere alle gamle mails?
Find først de ubesvarede spørgsmål og frister, og sæt næste handling på din liste. Arkivér derefter de afsluttede tråde. I Gmail kan du finde arkiverede beskeder igen under Alle mails.
Hvad gør jeg, hvis jeg allerede har svaret for sent?
Svar på det, du har klar, og spørg, hvornår afsenderen kan bruge resten. For eksempel: »Undskyld mit sene svar. Har du stadig brug for kommentarerne, og hvornår kan du senest bruge dem?« Sæt opfølgningen på din liste.
Er et flag eller en stjerne nok som påmindelse?
Brug flaget eller stjernen til at finde mailen igen. Vil du have en påmindelse på et bestemt tidspunkt, så opret den i din kalender eller opgaveliste sammen med næste handling.
Kan SkrivSikkert hjælpe med at formulere svaret?
Ja. Skriv dine stikord, og få hjælp til et kort mailsvar, rettelser eller omformulering. Du kan også få udkastet læst højt og arbejde med teksten via SkrivSikkerts Chrome-udvidelse. Mange værktøjer er gratis uden login.
