Hvad skal en faktura indeholde? Tjekliste og eksempel

En faktura skal vise, hvem der sælger og køber, hvad der er leveret, datoer, fakturanummer og pris. Ved momspligtigt salg skal momsen også fremgå. Her får du tjeklisten og et udfyldt eksempel, du kan bruge som model.

Den fulde faktura: oplysningerne du skal have med

Listen gælder en fuld faktura for momspligtige varer eller ydelser i Danmark. Den følger Skattestyrelsens krav til fakturaens indhold.

Ved en fast opgavepris kan du fx skrive »1 opsætning af firesidet brochure« med den aftalte pris. Det fortæller mere end »diverse arbejde«. Brug separate linjer, hvis fakturaen indeholder både momspligtige og momsfrie leverancer.

Udfyldt faktura med rabat og moms

Her sælger en grafiker fire timers brochurearbejde til en dansk virksomhed. Arbejdet blev afsluttet 25. september, og fakturaen udstedes 27. september. De har aftalt 10 % rabat og betaling senest 11. oktober. Navne og adresser er fiktive; felterne med nuller viser, hvor dine egne CVR- og bankoplysninger skal stå.

Sådan hænger tallene sammen: Fire timer koster 2.400 kr. før rabat. Rabatten på 240 kr. trækkes fra, før du beregner momsen: 2.160 × 0,25 = 540 kr. Totalen er derfor 2.160 + 540 = 2.700 kr.

Har du kun en pris inklusive 25 % moms, finder du prisen uden moms ved at dividere med 1,25. Ved 2.700 kr. giver det 2.160 kr. uden moms og 540 kr. i moms. Du skal ikke trække 25 % fra totalprisen.

Betalingsfrist og følgemail

Kontonummer og betalingsfrist hjælper kunden med at betale, men står ikke i listen over momsreglernes obligatoriske fakturaoplysninger. Brug den frist, I har aftalt, og skriv den som en dato. En faktura er ikke stedet at indføre en kortere frist end aftalt. Få også kundens eventuelle ordre- eller rekvisitionsnummer med.

Når fakturaen ovenfor er vedhæftet, kan du sende denne mail:

Gem den afsendte faktura, og brug et format som PDF, så kunden modtager en fast version frem for dit redigerbare regneark. Skattestyrelsens bogføringsguide har også en fakturaskabelon. Ved salg til offentlige institutioner skal du bruge elektronisk fakturering; en vedhæftet PDF-mail erstatter ikke det.

Hvis din virksomhed ikke er momsregistreret

Du må ikke anføre et momsbeløb eller skrive, at prisen inkluderer moms, hvis virksomheden ikke er momsregistreret. En tydelig formulering er: »Virksomheden er ikke momsregistreret. Der opkræves ikke moms.« Se Skattestyrelsens faktureringsregler.

Ved den almindelige småvirksomhedsordning for virksomheder etableret i Danmark er grænsen 50.000 kr. i årlig omsætning omfattet af ordningen. Den opgøres efter kalenderår. Det foregående kalenderår har også betydning: Har du overskredet grænsen dér, kan du ikke bruge fritagelsen i det følgende år. Du kan desuden være frivilligt momsregistreret under grænsen. Lav derfor fakturaen ud fra din faktiske registrering og salgets momsforhold, ikke kun beløbet på den enkelte faktura. Læs reglerne for små virksomheder hos Skattestyrelsen.

Hvornår kan du bruge en forenklet faktura?

Ved salg for under 3.000 kr. til en anden momsregistreret virksomhed kan du bruge en forenklet faktura. Beder kunden om en fuld faktura, skal du dog udstede den. En forenklet faktura skal stadig identificere sælgeren, fakturanummer og dato, beskrive leverancen og oplyse totalen samt momsen eller oplysninger til at beregne den.

Ved salg primært til private er der også mulighed for forenklet faktura eller kassebon. Men der kræves blandt andet fuld faktura ved ydelser til private på 5.000 kr. inkl. moms eller mere og ved arbejde omfattet af BoligJob-ordningen. Der er særregler ved salg til andre EU-lande. Se Skattestyrelsens regler og undtagelser for forenklede fakturaer.

Du kan godt vælge den fulde faktura, selv om en forenklet er tilstrækkelig. Eksemplet ovenfor bruger den fulde version, så kunden får alle oplysningerne samlet.

Fejl i en afsendt faktura: bevar sporet

Skal en afsendt faktura annulleres, udsteder du en kreditnota til kunden. Du nøjes ikke med at slette fakturaen internt. Et efterfølgende prisafslag skal også dokumenteres med en kreditnota, der henviser til den oprindelige fakturas nummer og dato. Det fremgår af reglerne om kreditnotaer og efterbetaling.

Giver grafikeren efterfølgende et yderligere afslag på 200 kr. ekskl. moms, krediteres også 50 kr. i moms. Kreditnotaen er dermed på 250 kr. inkl. moms. Hvis kunden endnu ikke har betalt noget, resterer 2.700 − 250 = 2.450 kr. Er de 2.700 kr. allerede betalt, har kunden i stedet 250 kr. til gode.

Mangler kunden blot en konkret oplysning, så find den oprindelige faktura frem, få fejlen præciseret og lav rettelsen med en tydelig reference til den. Send dokumentationen til kunden, så I begge kan følge, hvad der er ændret.

Sidste tjek inden afsendelse

1. Sammenhold navn, adresse, leverance og pris med kundens bestilling.
2. Tjek nummer, fakturadato og leveringsdato. Brug ikke samme fakturanummer til et nyt salg.
3. Regn rabat, moms og total efter. Tjek, at du bruger den rette momsbehandling.
4. Kontrollér betalingsdato, bankoplysninger, reference og modtageradresse.
5. Åbn den færdige faktura, vedhæft den, og sammenhold mailens beløb og frist med dokumentet.

Mangler du aftalen før arbejdet, kan du bruge guiden til at skrive et tilbud. Er en afsendt faktura forfalden og stadig ubetalt, er næste opgave en betalingspåmindelse eller rykker.

Ofte stillede spørgsmål