Skriv et tilbud: Skabelon, eksempel og acceptfrist

Et godt tilbud gør opgaven, prisen og fristerne tydelige, så kunden kan tage stilling. Her får du et færdigt eksempel, en skabelon og hjælp til at håndtere kundens accept eller ændringsønsker.

Det skal dit tilbud indeholde

Skriv tilbuddet, så kunden kan forstå det uden at kende jeres tidligere samtale. Brug denne rækkefølge:

1. Afsender og kunde: Firmanavn, kontaktperson, adresse og dine kontaktoplysninger. Tilføj dit CVR-nummer og en eventuel arbejdsadresse.
2. Opgaven: Leverance, antal, format eller materialer. Beskriv også relevante afgrænsninger.
3. Prisen: Fast pris, overslag, maksimumpris eller timebetaling. Vis tydeligt, hvordan moms og eventuelle tillæg indgår.
4. Tidsplanen: Start, levering og det, kunden skal levere undervejs.
5. Betalingen: Hvornår du fakturerer, og hvilken betalingsfrist du tilbyder.
6. Accepten: Dato og eventuelt klokkeslæt for svar samt den mailadresse, kunden skal svare til.

Giv tilbuddet et nummer og en dato. Sender du en ændret version, så markér versionsnummeret og forklar ændringen. Gem både tilbuddet og kundens svar.

Færdigt eksempel: Et tilbud til en virksomhed

Her tilbyder en grafiker en brochure til en dansk virksomhed. Navne og kontaktoplysninger er fiktive; CVR-feltet med nuller skal erstattes med dit eget. Beløb og frister er valgt til eksemplet.

Prisen og leverancen kan læses hver for sig: Kunden får fire sider og to korrekturrunder for 5.000 kr. inkl. moms. En tredje runde er ikke skjult i ordet »korrektur«. Tidsplanen viser samtidig, hvilke svar fra kunden der er nødvendige for at levere til tiden.

Fast pris, overslag eller timebetaling?

Et tilbud behøver ikke være én fast totalpris: I kan også aftale en timepris. Vælg den prisform, der passer til opgaven, og skriv den direkte. Forbrug.dk forklarer forskellene ved håndværkerarbejde.

Et generelt »forbehold for ekstraarbejde« fortæller ikke kunden, hvad noget koster. Beskriv hellere grænsen for opgaven og aftal pris og tid for tilvalg, før du udfører dem. Ved et overslag kan du fx aftale et konkret tidspunkt, hvor du giver kunden en status på forbruget.

Til private skal prisen oplyses inklusive moms fra første prisoplysning. Det er ikke nok at skrive »plus moms«. Henvender du dig både til private og virksomheder, skal prisen med moms stå samme sted og lige så tydeligt som prisen uden moms. Se Forbrugerombudsmandens regler om priser med moms.

Hvornår er tilbuddet bindende?

Udgangspunktet i aftalelovens §§ 1–3 er, at tilbud og accept binder afsenderen. Har du angivet en svarfrist, skal kundens accept være kommet frem inden fristen. Det er altså ikke tilstrækkeligt, at kunden har trykket »send«.

I eksemplet er skæringen 5. oktober kl. 16.00. Skriv datoen direkte frem for »gælder i 14 dage«, så kunden ikke skal regne ud, hvilken dag du tæller fra. Vælg en frist, der passer til opgavens planlægning; 14 dage er ikke en generel lovbestemt acceptfrist.

Et mundtligt tilbud uden en aftalt svarfrist skal efter udgangspunktet accepteres straks. Giver du kunden til fredag til at svare, er situationen en anden. Derfor er det nyttigt at bekræfte både pris, opgave og svarfrist skriftligt efter en samtale.

Vil du trække et tilbud tilbage, er reglen i § 7, at tilbagekaldelsen skal nå frem, før eller samtidig med at kunden får kendskab til tilbuddet. Du kan derfor ikke regne med frit at annullere et tilbud, kunden allerede har læst, blot fordi kunden endnu ikke har svaret.

Når kunden siger ja eller vil ændre noget

Læs hele svaret. »Ja tak« og »ja, hvis I også tager trykningen med« er forskellige svar. En klar accept af brochuretilbuddet kan se sådan ud:

Gem svaret sammen med version 1. Når opgaven er leveret, bruger du samme aftalegrundlag til fakturaen.

Ændret svar: En accept med nye betingelser er som udgangspunkt et afslag og et nyt tilbud fra kunden. Vil kunden fx have seks sider til samme pris, så afklar det og send et samlet revideret tilbud frem for at starte på forskellige forudsætninger.

For sent svar: En accept, der kommer for sent frem, regnes som udgangspunkt som et nyt tilbud. Men ignorér ikke et sent eller ændret svar: Hvis kunden tror, svaret er rettidigt eller stemmer med tilbuddet, og du må indse det, kan du skulle protestere uden unødigt ophold for ikke at blive bundet. Det følger af §§ 4 og 6.

Bestiller kunden senere en ekstra korrekturrunde, kan du gøre tillægget klart i en kort mail:

Kort skabelon til dit eget tilbud

Tilpas felterne til opgaven. Brug det udfyldte eksempel ovenfor som model for, hvor konkret du skal være om omfang og tilvalg.

Læs den færdige mail én gang som kunde: Kan du se præcis, hvad du køber, den samlede pris, hvornår du får det, og hvordan du siger ja? Fjern alle tomme felter, og kontrollér beløb og datoer i en eventuel vedhæftet PDF mod mailen.

Ofte stillede spørgsmål