Indtal dine noter efter kundebesøget, få dem gjort til en kort mail, og lyt svaret igennem med pris og aftaler foran dig. Her får du en sammenhængende arbejdsgang til kunder, dokumenter og kommunal støtte, når du er ordblind og driver egen virksomhed.
Gem opgave, pris, tidspunkt og uafklarede spørgsmål sammen. Brug læse- og skrivehjælp til at formulere teksten, og behold selv kontrollen med aftalerne. Hvis ordblindheden giver varige barrierer i dit arbejde, kan du søge kommunen om hjælpemidler eller personlig assistance.
Fra kundebesøg til en mail, du kan sende
Det svære kan være at få alle oplysningerne med, når en samtale skal blive til skrift. Brug derfor de samme fem stikord efter hvert kundebesøg: hvem, opgave, pris, tidspunkt og spørgsmål. Sig noterne højt, eller skriv dem i korte linjer, mens samtalen er frisk.
I det fiktive eksempel her driver Jonas et malerfirma. Han har været hos Mette og skal samle oplysningerne til sit tilbud. Noterne kan se sådan ud:
Jonas’ indtalte noter
Mette. Male væggene i stuen lysegrå. Loftet er ikke med. Pris 18.400 kr. inklusive moms. Kan starte i uge 42. Mette skal sende farvekoden. Jeg sender det skriftlige tilbud, når jeg har koden.
Noterne er nok til en opfølgende mail. Der står ingen bestemt startdag, så mailen skal heller ikke love en mandag.
Den færdige mail
Emne: Farvekode til tilbud på din stue
Hej Mette
Tak for besøget. Jeg har noteret, at du ønsker væggene i stuen malet lysegrå. Loftet er ikke med i opgaven.
Prisen er 18.400 kr. inklusive moms, og jeg kan starte i uge 42.
Vil du sende mig farvekoden? Så sender jeg dig det skriftlige tilbud.
Venlig hilsen
Jonas
Få mailen læst op, og følg samtidig dine noter. Kontrollér især 18.400 kr., inklusive moms, uge 42 og loftet er ikke med. Det er de oplysninger, der bestemmer, hvad kunden forstår ved opgaven.
Til selve tilbuddet kan du bruge vores tilbudsskabelon med færdigt eksempel. Den gennemgår blandt andet opgavens omfang, pris og acceptfrist.
Når kunden ændrer noget: skil ønsker fra aftaler
Lange mails er lettere at arbejde med, når du tager ét spørgsmål ad gangen. Få mailen læst op, og saml derefter ændringerne. Mette svarer:
Kundens besked
Hej Jonas
Tak! Jeg vil gerne have samme lysegrå farve som i køkkenet. Kan du også tage de fire døre med? Og passer uge 43 bedre end uge 42? Jeg vil gerne vide, hvad det gør ved prisen.
Hilsen Mette
Jonas kan nu skelne mellem tre ting:
- Farven mangler stadig: »Som i køkkenet« fortæller ikke, hvilken farvekode han skal købe efter.
- Dørene er en ekstra opgave: Kunden spørger til dem; hun har endnu ikke godkendt en ny samlet pris.
- Uge 43 er et ønske: Jonas skal se i sin kalender, før han bekræfter en anden startuge.
I eksemplet kan Jonas starte i uge 43. Han beregner 600 kr. inklusive moms pr. dør: 4 × 600 kr. = 2.400 kr. ekstra. Med dørene bliver den samlede pris 18.400 + 2.400 = 20.800 kr. inklusive moms.
Svaret med ændringerne samlet
Hej Mette
Jeg kan flytte starten til uge 43.
De fire døre koster 2.400 kr. ekstra inklusive moms. Hvis du ønsker dem med, bliver den samlede pris for væggene og dørene 20.800 kr. inklusive moms. Loftet er fortsat ikke med.
Vil du sende farvekoden fra køkkenet og fortælle, om du ønsker dørene med? Så samler jeg ændringerne i et nyt skriftligt tilbud.
Venlig hilsen
Jonas
Gem kundens svar sammen med det opdaterede tilbud. På den måde kan du senere finde både den endelige opgave og den pris, kunden tog stilling til, uden at læse hele mailtråden igen.
Giv skrivehjælpen oplysninger — ikke gæt
Brug diktering til at få dine tanker ned, korrektur til stavning og omskrivning til at gøre teksten tydelig. Når du beder AI om en mail, hjælper en præcis instruktion med at bevare det, du faktisk ved:
En instruktion, du kan genbruge
Lav mine noter til en kort og venlig kundemail. Bevar navne, beløb, moms, tidspunkter og det, der ikke er med i opgaven. Skeln mellem kundens ønsker og det, jeg har bekræftet. Tilføj ikke datoer, priser eller aftaler. Saml oplysninger, der mangler, som spørgsmål til mig, før du laver den færdige mail.
Læs eller lyt til resultatet med noterne ved siden af. Sammenlign beløbene tegn for tegn, og regn ændringer i antal eller pris efter. Oplæsning gør sproget lettere at gennemgå; dine noter og beregninger afgør, om indholdet er rigtigt.
Gem den mailstruktur, der fungerer for dig. Fjern den gamle kundes oplysninger fra skabelonen, så næste mail ikke arver et navn, en pris eller en frist.
Hold dokumenter og frister samlet
Opret én mappe pr. kunde eller opgave. Gem tilbud, kundens svar og den afsluttende faktura dér. Brug filnavne, du kan genkende, for eksempel »Mette – stue – tilbud med døre« og »Mette – stue – kundens godkendelse«.
Når et brev eller en PDF kommer ind, kan du følge denne rækkefølge:
- Læs hele beskeden. Brug oplæsning. Ved en scanning kan tekstgenkendelse gøre billedets bogstaver til læsbar tekst. Sørg for, at alle sider og kanter er med.
- Find handlingen. Skriv én linje: Hvad skal jeg sende eller gøre, til hvem og senest hvornår? Se fristen i dokumentet, også hvis du har fået en opsummering.
- Gem opgaven med dokumentet. Læg fristen og en påmindelse i kalenderen, og angiv, hvor brevet ligger. Når du svarer, gemmer du også svaret eller kvitteringen.
Et brev bliver til en konkret opgave
I et fiktivt brev beder Jonas’ forsikringsselskab om et opdateret antal ansatte og den forventede årsomsætning senest 15. oktober.
Kalenderopgave: Send antal ansatte og forventet årsomsætning til forsikringsselskabet senest 15. oktober. Find tallene i løn- og regnskabsmaterialet. Brevet ligger i »Administration – forsikring«.
Påmindelse: 12. oktober, så der er tid til at finde tallene.
Du behøver ikke huske hele brevet. Opgaven fortæller, hvad du skal finde, og hvor du kan læse detaljerne igen. En fast, kort gennemgang af nye beskeder og kommende frister kan gøre rutinen lettere at holde.
Mangler en kunde at betale, finder du særskilte rykkerskabeloner og regler om gebyrer. Brug dem til betalingsopfølgningen frem for at lade skrivehjælpen opfinde et gebyr eller en frist.
Hvilken støtte kan du søge som selvstændig?
Selvstændige er omfattet af de kompenserende ordninger på arbejdsområdet. Kontakt kommunen, hvor du bor, og beskriv de konkrete opgaver, ordblindheden gør vanskelige. Hjælpemidler og personlig assistance er to forskellige former for støtte.
Personlig assistance til praktiske arbejdsfunktioner
Ved en varig og betydelig funktionsnedsættelse kan kommunen bevilge tilskud til personlig assistance. Ved ordblindhed kan praktisk hjælp for eksempel være korrekturlæsning og støtte til at skabe overblik over skriftlige opgaver. Du skal fortsat selv varetage det faglige indhold i arbejdet. Se STARs beskrivelse af personlig assistance.
Ved 37 timers arbejde om ugen er udgangspunktet op til 20 timers assistance om ugen, beregnet som et gennemsnit over et kvartal. Ved færre arbejdstimer nedsættes rammen forholdsmæssigt. Kommunen fastsætter det faktiske timetal efter dit behov; ved flere eller meget omfattende funktionsnedsættelser kan der være mulighed for mere assistance. Timerne følger bekendtgørelsens § 15.
Assistancen kan organiseres med en ansat i virksomheden eller efter aftale gennem et vikarbureau. Det er et løntilskud, og du skal have afklaret bevilling, opgaver og økonomi med kommunen. Ved egen ansættelse udbetales tilskud efter anmodning på baggrund af dokumenterede udgifter; gem derfor løn- og timeregistreringen. Se de ændrede regler om ansættelse og udbetaling, §§ 12 og 25–27.
Læse- og skrivehjælpemidler til dit arbejde
Du kan også søge om et hjælpemiddel, der er afgørende for at udføre arbejdet eller kompenserer for din begrænsning. For selvstændige skal udgiften samtidig ligge ud over, hvad du normalt forventes at betale, og hjælpemidlet må ikke være sædvanligt udstyr på arbejdspladsen. Kommunen vurderer sammenhængen mellem hjælpemidlet og dit arbejde. Se betingelserne i lovens § 15 i og Borger.dk om hjælpemidler til job.
SkrivSikkert kan bevilges gennem kommunen. Beskriv for eksempel, hvordan oplæsning af kundemails og diktering af svar hjælper dig med opgaverne i din virksomhed. Vores side om tilskud hjælper dig videre med kontakt og ansøgning.
Sådan beskriver du dit behov for kommunen
Tag et par konkrete arbejdsopgaver med: Hvor ofte kommer de, hvad er svært, og hvilken hjælp bruger du allerede? Skriv også, hvad du selv udfører fagligt. Det gør forskellen mellem praktisk assistance og overtagelse af dit arbejde tydelig.
Jonas kan bruge kundemailsene fra eksemplet til denne henvendelse. Tilpas den til dit eget arbejde og dine faktiske erfaringer:
En færdig kontaktbesked
Emne: Læse- og skrivestøtte i min virksomhed
Hej
Jeg er ordblind og driver et malerfirma. Jeg udfører selv malerarbejdet, vurderer opgaverne og beregner priserne.
Jeg har svært ved at gennemgå lange kundemails og få ændringer i opgaverne samlet skriftligt. Det gælder især, når kunden ændrer farve, antal eller tidspunkt i flere beskeder. Jeg bruger diktering og oplæsning, men har stadig brug for hjælp til at gennemgå teksten og holde aftalerne adskilt.
Jeg vil gerne have vurderet mit behov for læse- og skrivehjælpemidler og personlig assistance til de skriftlige dele af arbejdet.
Hvilke oplysninger om mine arbejdsopgaver, arbejdstid og ordblindhed skal I bruge? Og hvordan sender jeg dokumentationen til jer?
Venlig hilsen
Jonas
Find din dokumentation for ordblindhed frem, og notér din ugentlige arbejdstid samt de opgaver, du søger hjælp til. Brug kommunens sikre løsning til personlige dokumenter. Gem ansøgningen og kvitteringen, så du kan følge op på den samme sag.
Brug SkrivSikkert gennem hele arbejdsgangen
På SkrivSikkerts webplatform kan du bruge diktering, oplæsning, korrektur, omskrivning og Sofias forklaringer. Du kan også arbejde med billeder og PDF-filer. Chrome-udvidelsen giver læse- og skrivehjælp direkte på hjemmesider.
I Jonas’ arbejdsgang er diktering relevant efter kundebesøget, skrivehjælp til mailudkastet og oplæsning til kundens svar. Der er mange gratis funktioner uden login, så du kan begynde med én af dine tilbagevendende tekstopgaver.
Begynd med en kundemail
Prøv eksemplets noter, og få hjælp til at gøre dem til en klar besked.
Prøv gratisOfte stillede spørgsmål
Kan selvstændige få personlig assistance?
Ja, efter kommunens konkrete vurdering ved en varig og betydelig funktionsnedsættelse. Ved 37 timers arbejde er udgangspunktet op til 20 timers assistance om ugen som kvartalsgennemsnit. Rammen nedsættes ved færre arbejdstimer, og særlige omfattende behov kan give mulighed for mere.
Hvad kan assistenten hjælpe mig med?
Praktiske arbejdsfunktioner, for eksempel korrekturlæsning og struktur i skriftlige opgaver, når behovet skyldes funktionsnedsættelsen. Du skal selv stå for det faglige indhold, som i eksemplet er at vurdere, prissætte og udføre malerarbejdet.
Kan jeg søge støtte til SkrivSikkert?
Ja, SkrivSikkert kan bevilges gennem kommunen. Beskriv de konkrete læse- og skriveopgaver i virksomheden, og hvordan programmet hjælper dig med dem. Kommunen vurderer dit behov og betingelserne for hjælpemidler til arbejdet.
Hvordan undgår jeg, at et mailudkast ændrer min aftale?
Giv skrivehjælpen dine noter om opgave, pris, moms, tidspunkt og åbne spørgsmål. Bed den bevare oplysningerne og ikke tilføje aftaler. Sammenlign udkastet med noterne, kontrollér tallene, og lyt teksten igennem før afsendelse.
