Brev fra SIRI: saml bilagene og skriv dit svar

Beder SIRI om flere dokumenter, skal dit svar vise, hvilket brev du besvarer, og hvilke bilag du sender. Her får du et gennemarbejdet eksempel, hjælp til at klargøre filerne og en færdig besked, hvis et dokument er forsinket.

Find opgaven i brevet

SIRI er Styrelsen for International Rekruttering og Integration. Styrelsen behandler blandt andet sager om ophold på grundlag af arbejde, studier og EU-regler. Læs handlingen i brevet, før du begynder at samle bilag:

• Anmodning om dokumentation: Find præcis de dokumenter og måneder, SIRI efterspørger. En anmodning er ikke i sig selv et afslag.
• Kvittering eller status: Gem sagsnummeret, men læs hele brevet. Der kan også stå en opgave, fx at du skal bestille tid til biometri.
• Partshøring: Du får mulighed for at kommentere oplysninger før en afgørelse. Ret fejl, forklar det relevante forløb, og vedlæg bilag, som underbygger dit svar. Se vores guide med et færdigt høringssvar.
• Afgørelse: Find resultatet, begrundelsen og eventuelle betingelser. Vil du klage, skal du følge afgørelsens klagevejledning — ikke blot sende en ny dokumentpakke.

En dato for bilag, en tid til biometri og en klagefrist gælder forskellige handlinger. Skriv handlingen sammen med datoen i kalenderen, så du kan se, hvad der skal være gjort.

Eksempel: fra dokumentliste til færdigt svar

Dette er et fiktivt, forkortet eksempel. Ana har fået en anmodning om to bilag i sin sag. Sagsnummeret og datoerne er kun til eksemplet; brug oplysningerne fra dit eget brev.

Ana åbner kontrakten og kontrollerer, at underskriften og alle sider er med. Hun henter derefter lønsedlen for august, ikke den nyeste lønseddel, hun tilfældigvis har liggende. Hun bruger disse filnavne:

• EK-SIRI-026-kontrakt.pdf — hele den underskrevne kontrakt.
• EK-SIRI-026-loen-august.pdf — lønsedlen med hendes navn og den rigtige måned.

Filnavnene gør bilagene nemme at skelne fra hinanden. Indholdet skal stadig vise, hvem dokumenterne vedrører; et navn i filnavnet alene gør ikke et anonymt bilag til dokumentation.

Svaret gentager ikke hele ansøgningen. Det forbinder brevets to punkter med to konkrete filer. Har SIRI også stillet spørgsmål, så besvar hvert spørgsmål i et særskilt punkt — bilagene erstatter ikke selve svaret.

Klargør bilagene, så SIRI kan bruge dem

SIRI kræver, at dokumenter kan knyttes til den person, sagen handler om, og at de er komplette og læsbare. Åbn hver fil før afsendelse: Er alle sider med, kan teksten læses, og fremgår den efterspurgte periode?

Et kontoudtog uden navn kan fx forbindes til dig gennem en kontooversigt med dit navn og samme kontonummer. Send i så fald begge dokumenter og forklar sammenhængen. Et foto må gerne bruges, men hele siden skal være tydelig — også kanterne og den nederste tekst.

SIRI anbefaler PDF og få filer. Vedhæft filerne direkte; ZIP-filer og links til fx Dropbox eller OneDrive kan ikke bruges. Se SIRIs dokumentkrav.

Skal et dokument oversættes?

Kravene afhænger af dokumenttype og opholdsgrundlag. SIRIs dokumentvejledning skelner mellem bl.a. vielsesattester, eksamensbeviser og dokumenter om forældremyndighed og øvrige bilag. Ved krav om autoriseret oversættelse skal originalen også med. For visse offentlige EU-dokumenter kan et fyldestgørende sprogbilag bruges. Find derfor netop din dokumenttype og sagstype i vejledningens afsnit om oversættelse, før du bestiller den.

Send via den rigtige formular

Følg kontaktvejen i brevet. SIRI anbefaler sin kontaktformular til personoplysninger og dokumentation; Digital Post er også en sikker mulighed. Det fremgår af SIRIs vejledning om sikker kommunikation. Brug ikke almindelig e-mail til følsomme bilag.

1. Åbn SIRIs kontaktformular, og vælg “Jeg skal svare på et brev fra SIRI eller sende dokumentation”.
2. Vælg din rolle, fx ansøger, og udfyld de oplysninger, formularen beder om. Brug sagsnummeret fra brevet, så henvendelsen kan knyttes til sagen.
3. Skriv dit svar, vedhæft bilagene, og kontrollér listen over vedhæftninger, inden du sender.

Formularen tillader op til 10 filer på samlet 20 MB. Filerne må ikke være kodeordsbeskyttede. Fylder de for meget, kan du samle sider i PDF og reducere filstørrelsen, så teksten stadig er skarp. Hvis du deler dokumenterne over flere forsendelser, så skriv samme sagsnummer og fx “del 1 af 2” og “del 2 af 2”, og angiv, hvilke bilag hver del indeholder.

Vælg ikke “ny ansøgning”, når du blot sender bilag til en allerede indsendt sag.

Hvis et dokument ikke er klar inden fristen

Kontakt SIRI før svarfristen. Forklar præcis, hvilket bilag du mangler, hvorfor og hvornår du forventer at kunne sende det. Bed om en konkret ny dato, og send de tilgængelige bilag inden den oprindelige frist. En anmodning om mere tid er ikke det samme som en bekræftet forlængelse.

I dette alternative forløb har Ana kontrakten, men lønkontoret har endnu ikke leveret lønsedlen:

Gem SIRIs svar om fristen sammen med brevet. Kommer bilaget tidligere, kan du sende det med henvisning til den tidligere besked. Er fristen allerede passeret, så kontakt SIRI med det samme og oplys, hvad du kan sende nu. Har du i mellemtiden fået en afgørelse, skal du også tage stilling til den og en eventuel klagefrist.

Kontrollér kvitteringen efter afsendelse

En kvittering på skærmen betyder ifølge SIRI, at din henvendelse er modtaget. Kvitteringen kan også komme på e-mail eller i Digital Post. Har du hverken set en skærmkvittering eller fået en på anden måde, anbefaler SIRI, at du sender igen. Se afsnittet “Har SIRI fået det, jeg har sendt?”.

Gem kvitteringen sammen med en kopi af teksten og de filer, du sendte. Så kan du senere vise både tidspunkt og indhold. En modtagelseskvittering betyder ikke, at SIRI har vurderet bilagene eller godkendt ansøgningen.

Hvis du hjælper et familiemedlem

I kan læse brevet og klargøre svaret sammen. Skal du tale med SIRI om den andens konkrete sag, kræves fuldmagt — også for familie og venner. Er ansøgeren med i et telefonopkald og kan forstå og besvare spørgsmålene, kan I give mundtlig fuldmagt i opkaldet. SIRI beskriver mulighederne i vejledningen om at kontakte styrelsen på vegne af en ansøger.

Få hjælp til at læse og formulere

Med SkrivSikkert kan du få brevet forklaret, læst op eller oversat og få hjælp til formulering og korrektur af svaret. Du kan bruge webplatformen eller Chrome-udvidelsen til læse- og skrivehjælp på hjemmesider. Mange funktioner er gratis uden login.

Sammenhold derefter dokumentnavne, datoer og sagsnummer med brevet, og tilføj dine faktiske filnavne. Når en autoriseret dokumentoversættelse er krævet, skal den vedlægges særskilt.

Ofte stillede spørgsmål